Gestionnaire Administratif - Métropole Aix-Marseille-Provence Recrutements H/F - Structures de coopération territoriale

La Métropole d'Aix-Marseille-Provence pilote des politiques publiques innovantes au service de ses habitants. Son action couvre des secteurs clés tels que la mobilité durable, la transition écologique, l'aménagement urbain, la solidarité sociale, la protection des plus vulnérables ainsi que le développement économique, culturel et numérique.
Elle est la plus vaste Métropole de France, regroupant 92 communes et un peu moins de 9000 agents engagés. Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de notre collectivité dynamique et innovant !

Au sein de la Direction Générale Déléguée Appui et Services, la Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un Gestionnaire administratif.

Vous serez en charge d'assister la Directrice Générale Déléguée dans la gestion, le suivi et l'organisation de ses missions.

Vos missions :

Assurer l'interface entre la Directrice générale déléguée et ses partenaires :
- accueil physique et téléphonique : information et orientation des collaborateurs internes et publics externes vers l'interlocuteur compétent

Participer à l'organisation des activités de la Directrice générale déléguée et de celles des conseillers techniques qui lui sont rattachés :
- assistance dans le suivi des dossiers traités,
- gestion des courriers et courriels en assurant leur traçabilité( transmission, classement...), gestion des messageries électroniques, agendas, parapheurs, mise en forme de documents...
- appui logistique à l'organisation de réunions et d'évènements

Assurer la gestion, le suivi et la coordination administrative des affaires transverses et dossiers réservés :
- rédaction de fiches de situation et de synthèse
- préparation des réunions hebdomadaires ou ponctuelles (directeurs, DGS, DGD...) et institutionnelles (CoMex, CoPil, CoDir, CoSui...)

Assurer la gestion, le suivi et la coordination administrative des affaires courantes dans le respect des procédures et des délais :
- recherche et collecte d'informations, restitution écrite ou orale
- enregistrement et vérification des documents entrants et sortants
- organisation, préparation, rédaction de documents à partir de consignes données
- mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage

Participer à la mise en place d'outils génériques ou collaboratifs au sein du secrétariat :
- élaboration de documents types et gestion d'espaces collaboratifs (SharePoint)
Participer à l'organisation et à la mise en place d'actions de communication (évènements, séminaires, forums...)
Etre le référent RH des agents placés sous l'autorité directe de la Directrice générale déléguée
- gestion du temps, formation, frais de déplacement, etc...

Vous êtes diplômé d'un BTS Assistant Manager ou d'une formation supérieure en secrétariat.

Vous maitrisez les techniques de secrétariat ainsi que l'orthographe.

Vous disposez de bonnes connaissances de l'environnement des collectivités territoriales

Vous possédez de solides compétences rédactionnelles ainsi que de véritables aptitudes relationnelles.

Disponibilité, autonomie et sens de l'organisation sont souhaités sur ce poste.

Vous savez évaluer les urgences et gérer les situations délicates avec diplomatie.

Vous avez le sens de discrétion, de la confidentialité et de la neutralité.

Poste en CDD

Contraintes horaires hors plages fixes de travail (début de matinée / fin d'après-midi)
Obligations spéciales d'horaires : horaires décalés, jour fériés, permanences, WE