Assistante de Direction du Maire et de la Direction Générale des Services H/F - Communes

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques pour l'ensemble des services de l'étage
Activités et tâches liées :
aide à la rédaction de documents saisie des documents et mise en forme diffusion des documents classement et archivage des documents préparation des conseils municipaux et des conseils d'administration du CCAS gestion des registres d'arrêtés et des délibérations et des procès-verbaux des séances envoi dématérialisé des actes au contrôle de légalité
RELATIONS FONCTIONNELLES :
Rattachement hiérarchique direct à la direction générale des services
Relations avec l'ensemble des services municipaux et des élus
Relations avec le public, les partenaires institutionnels

Mission : Assistante de Monsieur le Maire
Activités et tâches liées organiser et suivre les RDV organiser et suivre les RDV en lien avec les fonctions de vice-président à la CUA assurer le lien avec les élus gérer I ' agenda renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent recevoir, filtrer et transmettre les messages et les informations enregistrer et diffuser le courrier entrant suivre les demandes d'intervention rédiger les compte rendu de réunions
Mission : Organisation et planification des cérémonies Activités et tâches liées :
faire les demandes de matériel et de réception gérer les bons de commande et valider des factures suivre les demandes de médailles du travail gérer les fichiers d'envoi gérer les invitations

COMPETENCES REQUISES
qualifications requises : diplôme en secrétariat de direction
savoirs :
fonctionnement et rôle des collectivités locales techniques de secrétariat circuits et procédures administratives organisation des services de la collectivité techniques rédactionnelles et d'expression orale
savoirs faire :
orienter les demandes gérer un agenda rédiger des courriers et des compte rendu transmettre des informations fiables réaliser des tableaux de suivi
savoirs être :
autonomie, réactivité et initiative capacité à rendre compte et à communiquer sens des priorités discrétion et confidentialité
fiabilité des documents produits respect des délais fiabilité des transmissions