Assistant Direction Achats Groupe - Support Pmo H/F - Safran

Safran est un groupe international de haute technologie opérant dans les domaines de l'aéronautique (propulsion, équipements et intérieurs), de l'espace et de la défense. Sa mission : contribuer durablement à un monde plus sûr, où le transport aérien devient toujours plus respectueux de l'environnement, plus confortable et plus accessible. Implanté sur tous les continents, le Groupe emploie 100 000 collaborateurs pour un chiffre d'affaires de 27,3 milliards d'euros en 2024, et occupe, seul ou en partenariat, des positions de premier plan mondial ou européen sur ses marchés.

Safran est la 2ème entreprise du secteur aéronautique et défense du classement « World's Best Companies 2024 » du magazine TIME.

Parce que nous sommes persuadés que chaque talent compte, nous valorisons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap pour nos opportunités d'emploiL'assistant(e) aura en charge les missions suivantes à la Direction des Achats Groupe :
1- Tâches génériques au métier d'assistant(e) :
- Secrétariat :
o Documents/notes : (support à la) mise en forme de documents (notes, lettres...) ; diffusion (interne/externe) des notes, courriers, processus (...) avec tenue du registre et archivage si besoin
o Bureautique : facilitation du travail des équipiers, notamment sur les enjeux matériels bureautique, informatique...
- Effectifs : suivi nominatif des effectifs (et des recrutements suivant demande) de la direction des achats avec un focus particulier des « entrées - sorties » des stagiaires, prestataires et intérimaires ; suivi du planning des congés
- Organigramme : tenue et mise à jour des organigrammes
- Tâches par délégation : réalisation de tâches - suivant délégation formelle - comme, par exemple, la validation des congés, des notes de frais, des déplacements....
- Continuité d'activité : implication au niveau du site avec mise en place d'un suivi d'activité minimum pendant les périodes d'absence (congés...)

2- Support à la gestion de l'agenda du Directeur Achats, autant que de besoin
- prise des RDV externes avec organisation matérielle appropriée (gestion des autorisations d'entrée, accueil des invités externes, réservation des salles et autres accommodements ...)
- planification et organisation matérielle des revues/réunions internes au service (codir hebdomadaire...)
- gestion de l'agenda avec ajustement de la planification des réunions fonction des contraintes.

3- Organisation des déplacements du premier cercle de la Direction Achats (Managers) et support aux équipes achats (réservations complexes des équipes en local...) : réservation des moyens de déplacements, hôtels (...).

- Support à l'organisation des évènements ponctuels : prise en charge - de tout ou partie - de l'organisation matérielle des réunions plénières, salons, séminaires, Comité Achats Groupe...(proposition de lieux/locaux si besoin, gestion des lieux/salles, demande et suivi des devis, passation des commandes et/ou suivi des commandes, présence sur site si besoin lors de l'événement, support aux interventions...) ; gestion de la planification des RDV du Directeur Achats lors des salons/exhibitions/BtoB/RDV.

4- Selon les besoins, en lien avec l'organisation dédiée sur site : (support au) traitement des Demandes d'Achats de la Direction Achats jusqu'à prise en compte des factures si nécessaire : s'assurer de la transformation des demandes d'achats en commandes et suivi des différentes étapes du traitement administratif des dites commandes jusqu'au paiement;

5- Assistant(e) PMO : dans la perspective d'un élargissement des tâches et compétences, il pourra être demandé un travail de « support à PMO » ou un suivi de tâches particulière (ex : suivi des dépenses de fonctionnement en support/complément du Contrôleur de gestion).

Candidat(e) ayant des expériences réussies en tant qu'assistant(e), intégré(e) dans une équipe d'une vingtaine de collaborateurs, avec l'envie de s'investir sur des missions/tâches non limitées à du secrétariat.
Nous recherchons un profil dynamique et constructif. L'empathie et le travail d'équipe sont des qualités recherchées.