Adjoint·e Administratif·ve pour le Bureau Daeu - Pôle Ftlv H/F - Service Public

Le Pôle Formation tout au long de la vie comprend trois bureaux : un bureau dédié à la reprise d'études et la validation des acquis, un bureau dédié à la gestion du Diplôme d'accès aux études Universitaires (DAEU) et un centre de bilans de compétences.

Le bureau de gestion de scolarité du DAEU a besoin de remplacer une de ses gestionnaires pour raison de départ à la retraite.
Le/ la nouvelle gestionnaire sera en binôme avec une autre gestionnaire pour le suivi des 150 stagiaires qui suivent la formation DAEU sur l'année universitaire 2025-2026 (dont 40 inscrits en formation à distance) en application du décret d'août 1994 régissant l'organisation de ce diplôme de niveau 4 (équivalent du Baccalauréat) ainsi que l'appui à l'équipe pédagogique comprenant 15 enseignants et pour la préparation de la rentrée 2026.

Il/elle participera aussi au projet d'ouverture du DAEU à l'alternance à la rentrée 2026 et à l'accueil à profils spécifiques (situations de handicap - 25% des effectifs).

Missions :
Accueillir et informer les publics en cours de formation (année N) (mails, téléphone, présentiel) et assurer la logistique des regroupements mensuels des inscrits en formation à distance (Hyperplanning) en lien avec l'équipe pédagogique.
Préparer les saisies de notes, paramétrages, calculs des résultats et vérifications (APOGEE),
les jurys d'examens et l'édition des relevés de notes et attestations de réussite et les diplômes ;

Missions du service :

Accueillir et informer les publics en cours de formation (année N) (mails, téléphone, présentiel) et assurer la logistique des regroupements mensuels des inscrits en formation à distance (Hyperplanning) en lien avec l'équipe pédagogique.
Préparer les saisies de notes, paramétrages, calculs des résultats et vérifications (APOGEE), les jurys d'examens et l'édition des relevés de notes et attestations de réussite et les diplômes ;
Préparer la rentrée 2026 (N+1), participer à l'accueil et l'organisation des publics à besoin particuliers (salariés, handicap, alternants), Le suivi des dossiers d'admission (e-candidat) et les inscriptions administratives et pédagogiques en binôme.

Mission 1 : Chargé(e) d'accueil
- Assurer l'information, le conseil de 1er niveau sur le dispositif DAEU : présentation des pré requis, des calendriers, contenus et objectifs, gérer les inscriptions sur les réunions d'informations obligatoires, donner les informations sur les dispositifs particuliers pour les candidats à besoins spécifiques (salariés, handicap, Formation à distance) en lien avec le binôme gestionnaire
- Alimenter le tableau de suivi des 1er contacts (prospects) et faire remonter les indicateurs relatifs aux inscriptions pour l'année N+1
- Accueillir les apprenants et les enseignants tout au long de l'année universitaire selon le calendrier voté et assurer le suivi de scolarité en lien la responsable pédagogique et le binôme

Mission 2 : gestionnaire de scolarité (gestion intégrée)
- Assurer le suivi d'assiduité des inscrits au DAEU en année N et le suivi de la saisie des notes en lien avec les enseignants (Apogee)
- Gérer la réservation des salles pour les cours en présentiel et à distance et opérer les changements d'emploi du temps (Hyperplanning)
- Participer à la préparation des documents et supports pour les inscriptions en fonction du rétro planning en lien avec le binôme gestionnaire, la responsable pédagogique et responsable du Pôle
- Procéder au traitement des dossiers d'admission en respectant les procédures pour la validation des dossiers (e-candidat)
- Procéder aux inscriptions (administratives et pédagogiques) et préparer les contrats de formation individuels
- Appliquer les tarifs votés pour la reprise d'études en DAEU et faire le lien avec la responsable financière pour les encaissements
- Préparer les saisies de notes, paramétrages, calculs des résultats et vérifications (APOGEE), les jurys d'examens et l'édition des relevés de notes, attestations de réussite et des diplômes dans le respect des procédures

Mission 3 : Référent(e) alternance
- Organiser l'accueil personnalisé des personnes souhaitant signer un contrat d'alternance en lien avec la responsable pédagogique
- Assurer l'appui logistique pour le suivi des alternants (visites en entreprises par les enseignants, assiduité, lien avec le CFA)
Assurer le paramétrage puis le suivi de scolarité dans Apogee sur la VET DAEU alternance

Titulaire d'un baccalauréat et d'une expérience en gestion administrative dans l'enseignement supérieur (minimum 3 ans).

Connaissance, savoir :
- Connaissance du fonctionnement de l'Université
- Connaissance des fondamentaux de la formation professionnelle : législation, acteurs, procédures, outils, financements
- Environnement et réseaux professionnels
- Connaissance des publics et de leurs besoins de formation
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Culture internet

Savoir-faire :
- Mettre en oeuvre et optimiser les procédures de gestion,
- Appliquer les procédures et garantir le respect des délais,
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances,
- Maîtriser les techniques de présentation orales et écrites,
- Maîtriser les technologies de l'information et de la communication,
- Ecouter et analyser les demandes de formation,
- Accompagner les publics dans leurs parcours de formation,
- Force de proposition et sens de l'initiative,
- Utiliser les bases de données et les logiciels courants de bureautique,
- Rendre compte

Savoir être :
- Travail en équipe (communiquer avec son binôme et équipe pédagogique)
- Autonomie, organisation, rigueur, fiabilité, confidentialité
- Aptitudes relationnelles

Applications et logiciels :
- Apogee (logiciel de gestion de scolarité)
- E-candidat (plateforme de gestion des candidatures- dossiers d'admission)
- Hyperplanning (logiciel de réservation de salles et de suivi des heures d'enseignement)
- Suite Pack office (Word, Excel, Power Point)