Safety Mailbox Coordinator H/F - Enovalife

Le/La Safety Mailbox Coordinator assure la gestion quotidienne de la boîte mail dédiée à la Vigilance et joue un rôle clé dans le traitement, le suivi et l'orientation efficace des informations liées aux cas de pharmacovigilance. En interface avec les équipes locales, les partenaires commerciaux et les plateformes de gestion des cas, il/elle garantit la conformité, la réactivité et la fluidité des opérations de vigilance au niveau global.

Missions principales

1. Gestion de la Safety Mailbox

- Trier, prioriser et distribuer les emails reçus dans la boîte dédiée à la Vigilance.
- Identifier les messages nécessitant une action urgente ou réglementaire.
- Garantir une organisation et un suivi efficaces des flux email.

2. Traitement et suivi des demandes liées aux cas

- Traiter et assurer le suivi des emails provenant :
- des plateformes de gestion des cas (ex : Argus, Veeva, ARISg...)
- des équipes locales de pharmacovigilance
- de partenaires internes et externes impliqués dans la gestion des cas.
- Suivre les demandes associées jusqu'à leur résolution complète.
- Assurer des réponses rapides, précises et conformes aux procédures internes et réglementaires.

3. Support aux opérations globales de case management

- Contribuer à la fluidité des processus internes de gestion des cas.
- Soutenir les équipes opérationnelles sur la bonne compréhension et mise en oeuvre des procédures liées à la mailbox.

4. Suivi des rapprochements (reconciliation)

- Surveiller les activités de rapprochement des cas :
- avec les partenaires commerciaux
- avec les bases de données cliniques externalisées et les plateformes associées.
- Participer à l'identification des écarts et au suivi des actions correctives.

5. Coordination & communication

- Participer aux réunions du département.
- Contribuer à la préparation et à la rédaction des comptes rendus.
- Réaliser toute activité additionnelle liée au bon fonctionnement du service.

Le Safety Mailbox Coordinator idéal(e) possède une expertise solide en gestion de la sécurité des données et de la conformité réglementaire. Vous démontrez une habilité à superviser et à garantir le bon fonctionnement des boîtes de réception dédiées à la sécurité, en analysant et traitant efficacement les incidents signalés. Votre perspicacité est renforcée par une haute maîtrise des systèmes de gestion de la sécurité de l'information (ISMS) et des protocoles de réponse aux incidents.

Votre sens du détail et de la précision vous permet d'identifier rapidement les vulnérabilités potentielles tout en proposant des solutions adéquates pour renforcer les systèmes existants. Vous êtes proactif(ve) dans la surveillance des menaces émergentes et collaborez étroitement avec les équipes internes pour développer des stratégies préventives.

Vous excellez dans la communication, en adaptant votre discours aux parties prenantes variées, qu'il s'agisse de membres de l'équipe IT ou de dirigeants. Des compétences en gestion de projet sont souhaitées pour coordonner efficacement les actions correctives et les audits de sécurité réguliers. Vous vous épanouissez dans un environnement qui valorise l'innovation, l'intégrité, et la réactivité, contribuant à une culture d'entreprise axée sur la sécurité proactive et la vigilance continue.

ENOVALIFE c'est avant tout la CRO du groupe Orange avec plus de 400 collaborateurs en France et en Europe.

C'est aussi une CRO experte depuis plus de 20 ans sur les métiers des Life Sciences, qui accompagne des laboratoires pharmaceutiques, de biotechnologie, cosmétiques et les concepteurs de dispositifs médicaux sur le cycle de développement et de vie du produit et/ou du médicament.

Nous rejoindre, c'est rejoindre une équipe Great Place To Work avec les avantages du groupe Orange et la souplesse d'une équipe à taille humaine !