Assistant - Assistante Administration des Ventes Export H/F - TRUFFUS - Henras & Gaillard

Notre société fabrique et commercialise auprès des professionnels des métiers de bouche de la truffe fraîche et de la conserve de truffe. Elle a pour client des grossistes en restauration, des restaurateurs, des professionnels industriels de la transformation alimentaire et réalise 50% de son chiffre d'affaires au grand EXPORT.
Pour l'ensemble des marques de la société et des produits à façon, l'assistant(e) ADV assiste le Directeur Commercial France/Export en matière d'administration commerciale, sur toutes les phases de la démarche commercialeMissions :
Vous serez l'interface entre les clients et le Directeur commercial France / International. La première mission est la réception de tous les appels entrants.

1. Contribution à la prospection :
o Constitution et mise à jour des fichiers de prospection.
o Aide à la prospection par courriels (envoi de mailings) sur cibles identifiées ou clients existants,
o Éditer et diffuser les devis et les factures proforma.

2. Gestion des commandes :
o Traiter les commandes clients (éditer les documents réglementaires nécessaires en particulier pour les commandes Export/douanes, FDA), saisie des bons de commandes et bons de livraisons, dans le respect des procédures internes,
o Mettre en oeuvre la prestation logistique spécifique (édition des bons de transports),
o Assurer le suivi des livraisons et la circulation des bonnes informations auprès des clients,

3. Facturation clients :
o Edition des factures clients,
o En collaboration avec la comptable qui saisit les règlements, réaliser la relance clients.

4. Support à l'équipe commerciale :
o Mettre à jours les documents de vente, tarifs, catalogues, etc.
° Editer les statistiques clients / produits,

6. Gestion des bases de données :
o Mettre à jour et maintenir la base de données clients et les différents supports excel à disposition.

Le profil :
Excellente expression orale.
Une personne rigoureuse, organisée, capable de travailler dans un contexte saisonnier, agile, dotée d'un bon sens relationnel, aimant le travail en équipe.

L'anglais doit être parfaitement maîtrisé à l'oral comme à l'écrit.

La Responsable ADV travaillera sur EBP et manipulera les outils CRM de l'entreprise.
Enfin, la bonne maîtrise d'Excel serait un plus.

Horaires et statut :
Statut Agent de maîtrise

39 h par semaine :
- du lundi au jeudi, de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30
La fonction exige une importante disponibilité en saison (du 15 novembre au 31 mars), donc pas de congé possible pour les fêtes de fin d'année
Pas de télétravail.

Experience: 2 An(s)

Compétences: BTS commerce international,Utilisation de logiciels de gestion de vente,Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Accueillir, orienter, renseigner un public,Adapter sa pratique au flux et aux commandes des clients,Assurer le suivi des commandes et des livraisons,Assurer le suivi des dossiers clients,Assurer un service après-vente,Développer et fidéliser la relation client,Développer un portefeuille clients et prospects,Etablir des éléments d'une commande,Etablir un bon de commande,Gérer des réclamations et litiges,Gérer les documents de transport et de suivi de commande,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en oeuvre des actions commerciales et promotionnelles,Relayer de l'information,Répondre aux attentes d'un client,Respecter les délais convenus avec le client pour la livraison,Traiter efficacement les informations relatives aux commandes,Traiter les informations de commande et de livraison,Implication,rigueur,Disponibilité,expression orale,Réactivité

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autre transformation et conservation de légumes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.