Secrétaire au Service des Aides Financières aux Étudiants H/F - CROUS de l'Académie de Lille

Au sein d'une équipe de 20 personnes, vous occupez au coeur des services de la vie étudiante une position clé. Vous attribuez aux étudiants des aides financières, lesquelles contribueront à l'amélioration de leurs conditions de vie et ainsi, à leur réussite dans leurs études. Ce poste nécessite une compréhension et une application rigoureuse de la réglementation et des consignes données pour le traitement des dossiers par les supérieurs hiérarchiques. Cette activité exige une grande rigueur dans l'exécution des tâches et une autonomie dans l'organisation du travail.

Vos missions

- Gérer les activités du secrétariat du service des Aides Financières aux Etudiants (courrier, agendas...) et de la Direction de la Vie Etudiante,
- Procéder aux ré-imputations en lien avec la DDFIP et l'agence comptable,
- Participer à l'organisation de la campagne de communication du DSE (Dossier Social Etudiant),
- Participer à la mise en oeuvre et à la préparation du contrôle d'assiduité,
- Assurer la communication en tant personne référente avec les établissements (Universités, Lycées, Ecoles...) de toute l'Académie, utilisateurs de l'outil SVEN pour les mises en paiements et le suivi du contrôle d'assiduité,
- Participer à la mise en oeuvre du Contrôle Interne Financier,
Gérer le traitement des ressources étrangères,
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines du service (20 agents),
- Assurer l'accueil téléphonique du secrétariat,
- Croisement des listes des boursiers Région et Crous.


Activités principales

Participer à la gestion administrative des ressources humaines du service
Superviser les plannings prévisionnels pour la vérification mensuelle des horaires annuels,
Etablir quotidiennement le recensement des positions d'activité des agents du service,
Etablir mensuellement les plannings d'accueil «au guichet» des gestionnaires,
Procéder à la diffusion de tout document administratif,
Apporter un appui aux agents du service sur la gestion des RH en lien avec le chef de service,
Mettre à jour les dossiers administratifs des agents et transmission aux RH,
Gérer en lien avec le chef de service les horaires et congés des agents et le suivi de leurs dossiers administratifs.

Gérer les activités diverses de secrétariat
Traiter le courrier,
Participer à l'organisation de la campagne de communication d'information relative au DSE,
Planifier la gestion administrative des interventions des actions de communication pour les salons, forums et Journées Portes Ouvertes,
Accompagner la Directrice de la DVE dans des missions transversales ou projets divers: Dispositif Care (aide financière destinée aux étudiants n'ayant pas accès à un restaurant universitaire à proximité), Elections Etudiantes tous les deux ans, agendas et programmation de réunions ...
Gérer les courriels adressés sur la boite commune PAFE et sur le Portail de la Vie Etudiante via le site MesServicesEtudiant.gouv.fr,
Assurer l'accueil téléphonique du secrétariat du service DSE.

Participer à la mise en oeuvre du Contrôle Interne Financier
Effectuer les contrôles en lien avec le responsable coordonnateur du bureau,
Renseigner les documents relatifs aux contrôles.

Participer à la mise en oeuvre du contrôle d'assiduité
Générer et transmettre les listes d'étudiants aux établissements
Effectuer le suivi des réponses des établissements
Procéder aux suspensions de bourses et/ou aux ordres de reversement
Répondre aux accusés réceptions transmis par les étudiants

Compléter et actualiser le tableau des données relatives aux ordres de reversements
Rédiger des réponses aux recours liés aux ordres de reversements
Constituer, classer puis archiver les dossiers d'ordres de reversements

Participer au traitement des ressources étrangères
Gérer la boîte mail réservée aux Consulats de France des pays étrangers
Constituer et transmettre les dossiers de demande aux consulats de France à l'étranger
Enregistrer et intégrer les notes confidentielles sur Olafe puis valider le dossier de bourse

Assurer le suivi de la dématérialisation
Numériser les dossiers ou les pièces parvenus au CROUS et les intégrer dans Olafe
Numériser les rapports sociaux émanant du service social puis transmission sur les boîtes communes des gestionnaires

Gérer les ré-imputations en lien avec la DDFIP et l'agence comptable
Traiter les rejets RIB puis renvoi des nouveaux RIB à la DDFIP pour remise en paiement de la bourse

Gérer et commander les fournitures de bureau

Connaissances:

Maîtrise technique du domaine d'activité ;
Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer ;
Connaissance réglementaire du domaine et application rigoureuse de la réglementation des bourses d'enseignement supérieur
Qualités d'expression écrite et orale ;

Compétences opérationnelles:

Capacité à partager l'information, à transférer les connaissances et à rendre compte ;
Sens des responsabilités, capacité de travail ;
Mettre en oeuvre des procédures et des règles;
Sens du service public et conscience professionnelle ;
Capacité à respecter l'organisation collective du travail et entraide au sein de l'équipe ;
Rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l'organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu).

Compétences comportementales:

Autonomie, capacité d'analyse, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions ;
Utilisation aisée des outils informatiques: maîtrise de Word-Excel-OneDrive-SharePoint
Capacité à exécuter ses missions quasi-exclusivement sur ordinateurs (gestion dématérialisation des dossiers);
Capacité d'adaptation et à travailler en équipe ;
Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maîtrise de soi.