Agent Chargé de l'Accueil Général H/F - Service Public

Catégorie statutaire / Corps : C
Groupe RIFSEEP : 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Relation à l'usager / Accueil
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type
Chargée / chargé de relation et de service a l'usager = FPUSA001

Vos activités principales
A titre principal, à la préfecture:
Assurer l'accueil général des usagers:
orientation, aide à la constitution de dossiers, renseignements généraux, délivrance d'imprimés
Informer les usagers concernant les téléprocédures du ministère de l'intérieur
Mettre à disposition des usagers le cahier des réclamations
Fixer des RDV aux usagers (commission médicale des permis de conduire, retrait de titre de séjour, etc...)
Actualiser l'affichage (occupation des salles de réunion, à l'extérieur et à l'intérieur des locaux )
Viser les actes des collectivités qui se déplacent en préfecture dans ce but
Réceptionner les divers colis destinés aux services de la préfecture
Tenir le registre des objets trouvés à l'accueil et traiter ces derniers conformément à la fiche de procédure
Former les agents de sécurité sur la partie accueil des usagers

Dans le cadre de la polyvalence inter-site au sein du service(remplacement à l'accueil de la DDETS):
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires (orientation)
Fixer des rendez-vous pour les usagers de l'accueil physique conformément à la procédure décidée par la direction de la DDETS.
Renseigner des tableaux de bord de suivi de l'activité
Participer à la surveillance et à la sécurité de l'accès aux locaux
Mettre à disposition le registre de santé-sécurité au travail et informer le service de prévention
Sur l'ensemble des sites: Participer à la démarche d'amélioration continue dans le cadre du référentiel qualité Service public +
NB: se référer au tableau des polyvalences pour l'ordre de priorité des polyvalences.

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun assure l'ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.
Activités du service
Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d'accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d'appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels: boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives
Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d'une cheffe de service, 1 adjointe, 2 cheffes de pôle, et 21 agents.

Liaisons hiérarchiques
Cheffe des pôles «accueil physique», «courrier- courriels»
Adjointe de la cheffe de service et responsable de la «mission archivage»
Cheffe du service des relations avec les usagers,
Directeur adjoint du secrétariat général commun,
Directrice du secrétariat général commun
Liaisons fonctionnelles
Usagers, tous services de la préfecture, DDETS, DDTM, DDPP

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau pratique - requis
Savoir analyser / niveau pratique - requis
Savoir rédiger / niveau initié - requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - à acquérir
Savoir s'adapter / niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique - requis
Savoir communiquer / niveau pratique - requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Régime horaire liées aux fonctions d'accueil
Présence d'au moins 1 agent d'accueil aux horaires d'ouverture au public
Formations obligatoires: sur l'accueil des usagers (actualisation tous les 4 ans), "guide-file/serre-file"
Le service organise la possibilité de suivre des formations en ligne sur le temps de travail
Télétravail: les missions ne sont pas compatibles avec le télétravail
Procédure d'évacuation en cas d'incendie : les 2 agents d'accueil sont désignés en tant que guide-file et serre-file.