Assistant Administratif H/F - Etablissements publics locaux

Sous la responsabilité de la Responsable de l'Unité de Médecine Professionnelle.

L'assistant(e) administratif(ve) interviendra pour :

1. Le service Prévention des Risques Professionnels :

- assistance à l'organisation et la planification des missions en milieu professionnel
- support logistique et gestion administrative des missions
- suivi de la relation aux collectivités (transmission de documents, prise de rendez-vous, ...)

2. Le service de Médecine Professionnelle :

- accueil téléphonique et physique en interface avec les collectivités de Seine-Maritime et les agents territoriaux
- support logistique et gestion administrative des missions
- mise à jour tableau de suivi des collectivités adhérentes aux contrats-groupe « santé » et « prévoyance »
- suivi de la relation aux collectivités (transmission de documents, prise de rendez-vous, ...)

3. L'accueil de l'établissement :

Lors des absences de l'agent principal d'accueil du Centre de gestion (périodes de congés, autre absence), vous assurerez le relai dans la prise en charge des missions d'accueil de l'établissement :

Accueil téléphonique
- Réception et orientation des appels téléphoniques externes
- Prise de messages et communication des messages/informations aux services intéressés

Accueil du public :
- accueil et orientation du public vers les services ou les correspondants internes demandés
- mise en place et diffusion d'informations et de documentations sur les présentoirs

Préparation de salles pour les concours et manifestations

Gestion du stock de produits alimentaires

Préparation d'envois de courriers en nombre (étiquetage, mise sous plis, affranchissement)

Savoirs/Savoir-faire :
- accueillir le public avec amabilité
- connaissance des missions de secrétariat administratif
- maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel et logiciel dédié à l'activité du service)
- capacités organisationnelles fortes
- capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- capacité à rendre compte

Savoir être :
- sens de l'accueil et de la représentation de l'établissement
- ponctualité
- aptitude à la communication, à l'écoute
- neutralité
- réactivité
- réserve et discrétion, spécifiquement liée au contexte médical