Assistant d'Elu - Commune de Marseille H/F - Communes

Au sein du Service Vie des Assemblées du Pôle Instances et Vie de l'Assemblée de la Direction des Affaires Juridiques et
des Assemblées, rattachés à la Direction Générale Adjointe « Maîtriser nos Moyens », vous êtes chargé(e) du secrétariat
pour un(e) élu(e).
Contexte
Vous assistez un(e) élu(e) sur l'ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de
secrétariat et d'assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d'entrée de l'élu(e) pour les services de la Ville de
Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs.

Votre rôle consistera à :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier ; apporter le premier niveau de réponse aux
sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) ; recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les
courriers informatiques ;
- Gérer l'agenda de l'élu(e) ; organiser les réunions et préparer les dossiers ; réserver les salles et gérer les invitations, les
déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l'élu(e), le cas échéant, sur site
lors des réunions ou des manifestations ;
- Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes ; effectuer les recherches documentaires, ou des
revues de presse spécialisées, en vue de l'intervention de l'élu(e) ;
- Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse ;
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou
externes compétents, rédiger et vérifier les réponses ;
- Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.
Vos avantages
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
- Possibilité de télétravail.

Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d'une formation administrative et/ou du grade d'adjoint administratif territorial, vous disposez idéalement d'une
expérience sur un poste similaire.
Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez de bonnes capacités d'adaptation.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, informatiques et les applications métier.
Organisé(e) et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour esprit d'équipe et votre sens de la discrétion.