Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Service Public

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de la Plaine Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Techniques de commercialisation (TC)
Composition du service (effectifs) : 4,5 et 23 enseignants permanents
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Cheffe du département TC / Directeur Administratif / Directrice
Télétravail : Possible après 6 mois de prise de fonctions

Assistance administrative :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage ...) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
- Participer aux opérations logistiques du département

Secrétariat pédagogique

- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel dédié
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié
- Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié
- Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants...), classer et archiver les résultats
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
- Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions
- Participer au maquettage des formations sur APOGEE

Gestion des contrats et des conventions de stage

- Gérer les contrats de professionnalisation et d'apprentissage en lien avec les partenaires (déclaration des heures...)
- Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...)
- Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d'emploi)
- Rédiger des demandes de congés de formation
- Répondre aux sollicitations du SFC
- Gérer les dossiers de rémunération ASP des stagiaires sur le logiciel DEFI du Conseil Régional

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPRPLANNING PEGASE... et les logiciels courants de la bureautique.

Connaissances / Savoir
Organisation et fonctionnement de l'établissement
Organisation du cursus universitaire français
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document
Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Environnement et réseaux professionnels

Savoir faire
Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Respecter les délais
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Capacité d'écoute
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Etre disponible lors des pics d'activités et être réactif
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail