Assistant de Direction - Secretariat Direction Generale H/F - Centre Hospitalier de Saint Nazaire

Poste d'assistant(e) de direction à 100% à pourvoir dès que possible au sein de la Direction Générale.

Définition:

La secrétaire de direction assiste quotidiennement le DG dans la tenue des affaires courantes. Elle organise pour le Directeur Général la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction Générale, elle en assure la gestion logistique (déplacements professionnels, agenda, organisation et moyens matériels des réunions et visioconférences, etc....).

Activités principales du métier mobilisant des compétences déterminées:

- Tenue de l'agenda du Directeur et du directeur adjoint (et ponctuellement du Président de CME) et organisation des réunions

- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques

- Gestion et répartition du courrier électronique

- Gestion et répartition du courrier

- Accueil et orientation des différents interlocuteurs

- Traitement et mise en forme de courriers, documents, rapports, notes de service, comptes-rendus de réunion, diaporamas

- Classement et archivage des dossiers

- Suivi d'enquêtes, questionnaires ou autres dossiers confiés par le Directeur Général

- Gestion du tableau des permanences de Direction, gestion des congés de Directeurs

- Préparation et suivi des instances conseil de surveillance et directoire

- Préparation des procès-verbaux et comptes rendus

Relations professionnelles:

Responsable hiérarchique: Directeur Général et Directeur adjoint à la stratégie

Fonctionnelles internes: Directeurs fonctionnels, Président de CME, Trinômes de pôle,

Fonctionnelles externes: ARS, Directions d'autres établissements de santé...

Lieu d'exercice des fonctions:

Direction Générale du Centre Hospitalier de Saint-Nazaire. Cité sanitaire

Horaires de travailactuels:

Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 ou de 9h30 à 18h00

Exigences du poste:

BTS secrétariat (niveau III) ou équivalent
Expérience souhaitée de secrétariat en milieu hospitalier

Savoir Faire:

- Accueillir et orienter des personnes, groupes, publics
- Définir des méthodes de classement et d'archivage
- Optimiser le planning de travail, de rdv, de visites
- Maitriser les outils informatiques (pack office (word, excel, power-point), outlook, internet...).
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Maîtriser l'orthographe et de la grammaire

Connaissances associées:

- Connaissances générales de l'organisation et du fonctionnement d'un centre hospitalier
- Logiciels bureautiques

Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe.(ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)