Assistant H/F - Agence de la Biomedecine

L'établissement
L'Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l'Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle remplit à la fois des missions d'encadrement et d'expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

Environnement du poste
Le poste est partagé entre deux entités :
- A hauteur de 70% pour la direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGh) qui relève de la direction générale médicale et scientifique (DGMS) de l'Agence de la biomédecine. Elle est constituée de trois pôles : le pôle « assistance médicale à la procréation (AMP) », le pôle « diagnostics » (couvrant les domaines de la médecine foetale, du diagnostic prénatal (DPN), du diagnostic préimplantatoire (DPI) et du diagnostic génétique postnatal) et le pôle « évaluation-biostatistiques ». Elle comprend 14 agents.
- A hauteur de 30% pour la Mission d'inspection (MI) qui relève de la direction générale (DG) et comprend 3 agents.

Missions principales
- Secrétariat de la DPEGh et de la MI
- Missions spécifiques de suivi de groupes de travail et de missions d'inspection

Missions de secrétariat pour la direction PEGh et la Mission d'inspection :
- Accueil téléphonique
- Gestion des agendas
- Correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports.
- Suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature
- Mailing, classement et archivage
- Organisation de réunions de la direction et d'experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction
- Gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l'étranger ; suivi des frais de missions en lien avec le pôle Service, missions et environnement de travail
- Gestion des demandes de travaux (diaporama, poster...), de fournitures et des commandes
- Mise à jour des tableaux de service

Missions spécifiques liées à la direction PEGh avec une intervention privilégiée sur le domaine de la génétique :
- Gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts si réunion en présentiel, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d'intérêt des experts en lien avec la cellule de déontologie)
- Contribution au suivi des plan (lien avec les sociétés savantes, des ARS et des associations de patients)
- Contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l'action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) et notamment des référents génétiques
- Suivi des autorisations
- Suivi de la législation et de la réglementation en matière de génétique (activité de veille)
- Information des professionnels relatives aux différentes procédures

Missions spécifiques liées à la mission d'inspection :
- Aide à la préparation logistique des inspections (préparation et envoi de courriers officiels)
- Aide à l'organisation des inspections : documents, dossiers préremplis, indicateurs de suivi d'activité
- Aide à l'actualisation documentaire et mis à jour institutionnelle
- Aide à la gestion des interfaces avec les ARS, (AMP, génétique), aide à l'animation du réseau des inspecteurs
- Actualisation des grilles d'inspection, aide à la synthèse des inspections, à la planification pluriannuelle des inspections

Spécificités et contraintes du poste
- Poste partagé entre deux entités (DPEGh et MI)
- Organisation du travail en binôme avec l'assistante chargée du domaine de l'AMP, organisation de la polyvalence sur les deux domaines (AMP et génétique) lors des congés et absences
- Coordination fonctionnelle avec les autres assistantes de la DGMS
- Interface entre la DPEGh et la MI et les autres directions ou pôles transverses de l'Agence

Experience: 2 An(s)

Compétences: Logiciels bureautiques (Word, Excel et PowerPoint),Bonne relationnelle,Rigueur

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.