Assistante Administrative - Communaute d'Agglomeration Bethune - Bruay - Artois Lys Romane H/F - Structures de coopération territoriale

Assistante administrative H/F

Assistance des Services dans ses différentes missions :

Missions principales :

· Réaliser les travaux demandés par les responsables de services en fonction des besoins (tableaux, notes, recherches documentaires, etc.)
· Assurer le suivi administratif, juridique, financier des services, fiches budgétaires (préparation budgétaire)
· Suivre les dossiers traités par les services
· Gérer les demandes des différents services
· Assister à des réunions et établir le compte-rendu
· Tenir des tableaux de bord (constitution et mise à jour)en appui aux responsables des services (convention ; appel aux projets)

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :

· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Créer et saisir des documents de formes et contenus divers (tableaux, notes de présentation, etc.)
· Organiser le classement et l'archivage des dossiers
· Mise en place de fichiers et actualisation des données (mailing)

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Lien avec les services :

· Rédaction et suivi des délibérations ou décisions
· Assurer un lien entre les différents services de la DGA et les autres services de la collectivité
· Informer, prévenir et diffuser l'information auprès des services
· Organiser et préparer les réunions avec les différents services
· Traiter les demandes et courriers
· Assurer le suivi de la veille documentaire
· Préparation des évènements (administrative et logistique)
· Assurer un suivi des demandes transmises aux différents services
· Participer aux réunions d'équipes

Missions secondaires :

· Élaborer une revue de presse
· Présence lors d'actions des services en dehors des horaires de bureau
· Archivages

Vous êtes une personne organisée et rigoureuse.

Vous :
- Détenez à minima le baccalauréat
- Connaissez les procédures administratives de la collectivité
- Connaissez les compétences et le fonctionnement de la collectivité
- Savez répondre aux demandes des différents services de la DGA (organisation des services, méthodes et règles à respecter pour l'activité du service...)
- Savez utiliser de logiciels internes : GITT, Web delib, Ciril, Maarch, E-ressources
- Maitrisez les techniques de secrétariat : prise de note, saisie, courriers, mise en forme de documents
- Connaissez les règles de la comptabilité publique
- Connaissez les marchés publics et les délégations de service public