Chef - Fe de Pôle Accueil et Gestion Administrative à l'Urbanisme H/F - Structures de coopération territoriale
- Auxerre - 89
- Fonctionnaire
- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
La direction stratégie aménagement du territoire et mobilités recherche, pour son service urbanisme, un/e chef/fe de pôle accueil et gestion administrative afin de décharger les agents techniques des tâches de gestion courante, d'améliorer le pilotage administratif, de renforcer l'efficacité sur les dossiers à forts enjeux et d'optimiser l'appui à la direction.
Missions:
-Accueil et gestion des demandes : Gérer et organiser l'accueil (téléphonique, physique, dématérialisé) et le traitement des demandes. Assurer leur enregistrement, orientation et suivi.
- Pilotage administratif transversal : Harmoniser les procédures et centraliser le suivi des dossiers. Produire tableaux de bord, bilans et contribuer à l'amélioration continue.
- Gestion budgétaire et financière : Assurer la préparation et le suivi du budget, des commandes et des factures. Garantir un bon suivi des crédits et le lien avec les finances.
- Suivi administratif courant : Gérer les courriers, plannings, échéances et fournitures. Mettre à jour les outils administratifs et les rétroplannings.
- Appui à la direction : Apporter un soutien administratif transversal et préparer notes, dossiers et comptes rendus. Faciliter le fonctionnement quotidien de la direction.
- Encadrement hiérarchique des 2 agents administratifs
Missions:
-Accueil et gestion des demandes : Gérer et organiser l'accueil (téléphonique, physique, dématérialisé) et le traitement des demandes. Assurer leur enregistrement, orientation et suivi.
- Pilotage administratif transversal : Harmoniser les procédures et centraliser le suivi des dossiers. Produire tableaux de bord, bilans et contribuer à l'amélioration continue.
- Gestion budgétaire et financière : Assurer la préparation et le suivi du budget, des commandes et des factures. Garantir un bon suivi des crédits et le lien avec les finances.
- Suivi administratif courant : Gérer les courriers, plannings, échéances et fournitures. Mettre à jour les outils administratifs et les rétroplannings.
- Appui à la direction : Apporter un soutien administratif transversal et préparer notes, dossiers et comptes rendus. Faciliter le fonctionnement quotidien de la direction.
- Encadrement hiérarchique des 2 agents administratifs
Le profil recherché
Bonne connaissance des collectivités territoriales et des procédures administratives.
Maîtrise de la gestion administrative, budgétaire et financière, ainsi que des outils numériques et logiciels métiers.
Capacité à organiser, planifier et gérer les priorités avec rigueur et méthode.
Aptitude à communiquer efficacement, analyser et produire un reporting fiable.
Qualités humaines : discrétion, sens de l'accueil, polyvalence, adaptabilité et autonomie.