Assistant H/F - HOLDING EO's

PRESENTATION DE L'UES (Unité Economique et Sociale) :
L'UES est composée des sociétés AMODEV, AMODEV SUD OUEST et AMOPRIM (environ 50 collaborateurs), spécialisées dans des projets d'immobilier résidentiel, tertiaire et hôtelier. Elles interviennent en tant qu'AMO, de la conception jusqu'à la livraison, ainsi qu'en maîtrise d'oeuvre d'exécution, économie de la construction et bureaux d'études (fluides, thermique, acoustique et environnemental). La société EO's constitue la holding du groupe et centralise les fonctions supports : services généraux, secrétariat général, comptabilité, ressources humaines, communication et qualité.
GROUPE A, société d'architecture, bénéficie également de ces services supports apportés par EO's.POSTE ET MISSIONS :
Dans le cadre de leur développement, EO'S - AMODEV - AMODEV SUD OUEST - AMOPRIM & GROUPE A recherchent un(e) assistant(e) afin de soutenir leurs activités.
Rattaché(e) à la Direction Générale, vous intervenez sur un périmètre transverse et assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien des structures.

SERVICES GENERAUX UES + GROUPE A
> Compilation des besoins des équipes et gestion courante :
-Configuration et remise/ reprise du matériel (personnel entrant et sortant)
-Commandes de fournitures de bureau, mobilier et entretien
-Commande de matériel (informatique, tél, EPI, etc.)
-Flotte véhicules et trottinettes, dont assurances
-Parc de stationnement
-Parc téléphonie
-Parc informatique
-Flotte copieurs
-Contrats relatifs aux locaux : entretien, gaz, électricité, sécurité incendie, obsolescence matériel (extincteurs,.), etc.
-EPI (casques, chaussures chantier, parka,.)
>Compilation et saisie des factures des achats effectués
>Gestion des NDF du PDG sur Eurecia
>Mise à jour et suivi de la base de données des prestataires
>Gestion des contrats : consultations, abonnements et résiliations par entité
>Elaboration, tenue et mise à jour des différents tableaux de bord existants
>Gestion des contraventions, dénonciations sur ANTAI
>Gestion des interventions dans le cadre de l'entretien et du bon fonctionnement du site parisien
>Achat des billets de trains des collaborateurs

ACCUEIL & ADMINISTRATIF UES + GROUPE A
-Accueil physique (Interphone, accueil clients et livreurs)
-Gestion du courrier entrant et sortant et des colis (si besoin retrait à la poste/points relais)
-Standard téléphonique
-Gestion et veille des boîtes mail génériques
-Classement papier & serveur
-Assistanat sur besoins ponctuels de la direction

ASSISTANAT OPERATIONNEL UES + GROUPE A
-Suivi et enregistrement des contrats clients dans OOTI
-Suivi des agréments
-Suivi des situations entreprises
-Envoi/réception de courrier
-Relecture de documents
-Classement et archivage
-Gestion administrative MAF (support contentieux / expertises) et déclaration MAF de la société GROUPE A
-Mise à jour des documents administratifs sur les plateformes dédiées

Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins.

PROFIL RECHERCHÉ :
Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, capable d'évoluer dans un environnement dynamique et multi-structures. Vous faites preuves d'adaptabilité et de réactivité vous permettant de passer d'une tâche à une autre en fonction des priorités. Véritable relais du bon fonctionnement quotidien des structures, vous êtes à l'aise avec la gestion des services généraux, la coordination des prestataires ainsi que le suivi des équipements et services.

Vous disposez idéalement :
- d'une première expérience réussie au sein d'un cabinet de maîtrise d'oeuvre, d'architecture ou d'une PME
- d'une grande polyvalence et d'une bonne capacité d'adaptation
- d'une appétence pour les sujets opérationnels et concrets
- d'une aisance avec les outils informatiques

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.