Gestionnaire Administratif et Financier de Projet H/F - Service Public

Objectifs du poste

Assurer des fonctions de gestion administrative et financière dans le respect des règles et des procédures du projet PEA3 SHIFT-KF.

Description des missions

Missions administratives:

-Assurer la bonne coordination entre le chef de projet, le Project-manager, les partenaires, le coordinateur au Kenya, le financeur, et le département.

-Assister le responsable du projet sur le plan logistique. (Séminaire, réunions...etc)

Organiser les missions des enseignants-chercheurs, des agents et des intervenants impliqués dans le projet, et, en lien avec les différents services (ordres de mission, déplacement, billetterie, états de frais, et toutes autres démarches administratives pour le bon déroulement des missions).

Gérer les mobilités des personnels sortants, des étudiants et des lycées agricoles impliqués dans le projet

-Mettre en place des marchés dans le cadre du projet

Missions budgétaires:

-Engager les commandes et saisir la proposition de service fait des factures sur PEP Premium

-Contrôler l'éligibilité des dépenses et l'annexion des pièces justificatives

-Mettre en place une procédure de classement des pièces justificatives de dépenses en vue des deux audits administratifs et financiers

-Suivre les opérations comptables financières de dépenses et de recettes (reversement aux partenaires) dans le logiciel PEP Premium

-Suivre et contrôler le budget de la convention au fur et à mesure des dépenses engagées, en lien avec la chargée des conventions de recherche du département ainsi que la RAF du département.

-Réaliser des bilans intermédiaires sur l'état de consommation des crédits et consolider des reportings en lien avec les partenaires et le coordinateur au Kenya.

Savoirs
-Anglais obligatoire

-Organisation de réunion, kick off meeting.

-Connaissances en gestion budgétaire et en matière de comptabilité publique (GBCP)

-Connaissances des procédures administratives d'un établissement public

-Maitrise du logiciel comptable PEP Premium et du logiciel GFD

-Actualiser ses connaissances par rapport aux évolutions réglementaires

Savoir-faire / Savoir-être
-Savoir identifier et appliquer les procédures administratives et les logiciels bureautiques courants (Excel, traitement de texte, Power-Point, internet.)

-Savoir hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence

-Prendre des initiatives en l'absence du responsable de projet

-Travailler de façon autonome et en équipe

-Savoir communiquer auprès des différents interlocuteurs en interne et en externe

-Respecter la confidentialité des informations et des données

-Être discret et disponible

-Rigueur, organisation, capacité d'adaptation