Adjoint Administratif - Gestionnaire - Spip 71 - Ra Macon H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON

- Le SPIP oeuvre à la prévention de la récidive en assurant une prise en charge adaptée aux personnes sous-main de justice, qu'elles soient incarcérées ou qu'un magistrat ait mandaté le service pour en assurer le suivi en milieu ouvert.
- Sous l'autorité du DFSPIP et de son adjointe, le titulaire du poste est chargé de mettre en oeuvre la politique du service afin de participer à la mission de prévention de la récidive des personnes placées sous-main de justice (PPSMJ).
- Les adjoints administratifs sont chargés des fonctions administratives d'exécution qui requièrent la connaissance de la réglementation administrative. Dans les services interrégionaux, les établissements ou les services pénitentiaires d'insertion et de probation, ils exercent leurs fonctions dans les domaines du secrétariat, du greffe, de la gestion économique et financière et du personnel.
- Il contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance administrative
Composition et effectifs du service
Le SPIP de Saône-et-Loire est composé de :
- 1 DFSPIP
- 1 adjointe au DFSPIP
- 4 DPIP dont 2 Chefs d'antenne (à Chalon-sur-Saône, à Mâcon)
- 2 secrétaires administratifs
- 6 adjoints administratifs
- 44 CPIP
- 4 ASE
- 1 psychologue
- 1 assistante sociale
- 1 coordinatrice culturelle
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I/ Tâches principales

ACCUEIL :

- Accueillir, orienter et renseigner l'usager (PPSMJ, partenaires, familles, etc.) en face à face et les correspondants téléphoniques.

- Prise en charge des accueils spécifiques, difficiles ou conflictuels.

- Prise de messages

- Mise en relation et suivi de la prise en charge de l'appel, entrant ou sortant.

- Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes.

- Gestion des boites mails

- Envoi et réception du courrier

STATISTIQUES :

- Réaliser des statistiques.

- Construction et évaluation des outils administratifs de renseignements de données.

- Tenue à jour quotidienne des tableaux

GESTION DES AFFECTATIONS

- Création de mesures, de notes, de rapports dans APPI.

- Contrôle de premier niveau des dossiers papiers et informatisés (présence des informations et pièces justificatives).

- Gestion des affectations de dossiers en lien avec la direction

- Tenue à jour des tableaux

GESTIONS DES FINS DE MESURES

- Gestion des archivages

- Gestion des dessaisissements

- Gestion des incarcérés et des sorties de détention (741-1, etc.)

GESTION DES TABLEAUX ET BUREAUTIQUES

- Maitrise des outils bureautiques type excel, libre office calc, libre office writer, word

- Maitrise des applicatifs informatiques métiers (APPI, Genesis)

- Gestion et tenue à jour des tableaux (SAP/SPIP, VIF, AEM...)

- Gestion de la sauvegarde journalière du serveur informatique.

- Enregistrement des courriers entrant et sortant.

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II/ Tâches soutiens

- Demandes de B1

- Gestion des tigistes en présentiel

- Distribution des fournitures de bureaux

- Accueil de stagiaire

- Tutorat de service civique

III/ Tâches prioritaires devant être assurées quotidiennement

- Accueil téléphonique et physique

- Courrier

- Gestion des boites mails

- Edition des entrants/sortants

- Gestion des 741-1

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Votre hiérarchie

DFSPIP, DFSPIP adjoint(e) et DPIP d'antenne

Vos interlocuteurs métiers

DPIP, CPIP et Personnels Administratifs du siège Chalon-sur-Saône

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

- Matériel bureautique et téléphone

- Logiciels spécifiques de l'administration pénitentiaires

- Possibilité de réserver un véhicule administratif

- Télétravail possible

Connaissances
Maîtrise en bureautique: open office, excel et word

Savoir-faire
Aisance avec les outils informatiques et standard phonique
Téléphonique
Bon relationnel
Savoir travailler en équipe

Savoir-être
Discrétion et confidentialité
Rigueur, sens des relations humaines

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Non

Offres de formation associées à votre prise de poste: A personnaliser en fonction des compétences répertoriées

Perspectives d'évolution professionnelle: Possibilité grade ou catégorie supérieure par concours interne, tableau d'avancement ou par RAEP