Assistant Polyvalente en Immobilier H/F - Agence Etoile

Le groupe AGENCE ETOILE-PRADIMMO, c'est 70 ans d'expérience au service des projets immobiliers de nos clients.
Nous sommes un groupe familial d'agences immobilières, d'administration de biens et de syndic de copropriété implanté à Paris, Marseille et Aix-en-Provence.
Nous attachons une importance particulière à la performance de nos équipes et à la qualité de nos services immobiliers tout en offrant un service de proximité à notre clientèle en croissance régulière.
Nous recrutons des talents dans les métiers de la transaction immobilière, biens neufs et existants, la location, la gestion locative et le syndic de copropriété


Nous recherchons un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour renforcer notre pôle gestion locative et copropriétés. Vous travaillez au quotidien avec le gestionnaire de portefeuille, le comptable et les prestataires techniques pour assurer la qualité du service rendu aux propriétaires et copropriétaires.

Missions principales
Accueil & secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des clients, orientation et transmission des demandes.
- Gestion du courrier, des emails et des messages entrants.
- Préparation et envoi des livrets d'accueil copropriétaires et locataires.

Gestion administrative copropriété & gestion locative
- Mise à jour des registres (copropriétés, mandats, contacts, carnet d'entretien).
- Rédaction, mise sous pli et envoi des convocations, PV d'assemblées générales et appels de fonds.
- Suivi administratif des dossiers : contrats, assurances, sinistres, archivage.
- Gestion et relance des demandes de devis, ordres de service et interventions techniques.

Facturation & suivi comptable
- Saisie et préparation des des vacations.
- Préparation des éléments pour le comptable (numérisation).
- Suivi des encaissements et relances de base pour impayés locatifs/charges.

Pilotage opérationnel & relation prestataires
- Gestion du stock de fournitures administratives et relation avec prestataires (impression, archivage).

Reporting & outils
- Mise à jour des fichiers informatiques et du CRM (adresses, mandats, états locatifs).

Relations internes
1) Relation avec le gestionnaire : Vous assistez directement le gestionnaire de copropriété / gestion locative en préparant les dossiers, en effectuant le suivi quotidien des tâches opérationnelles et en assurant la liaison avec les propriétaires et locataires.

2) Relation avec le comptable : Vous centralisez et transmettez au service comptable toutes les pièces nécessaires (factures, relevés, appels de fonds).

Conditions & avantages
- CDI, temps plein (39h)
- Tickets restaurant / prise en charge transport / mutuelle selon la convention.
- Formation interne
- Poste à pourvoir dès que possible.

Rémunération
selon expérience, de 28 à 33 K€ annuels

Profil recherché
- Formation : Bac +2 à Bac +3 (gestion immobilière, assistanat, BTS professions immobilières....) souhaitée.
- Expérience : 1 à 3 ans idéalement en agence, syndic ou gestion locative.
- Compétences techniques : maîtrise pack Office (Excel), aisance CRM / logiciel de gestion immobilière (type IMMOPEN), bonnes pratiques comptables de base.
- Qualités : rigueur, sens de l'organisation, bonne communication écrite et orale, autonomie, esprit d'équipe.
- Langues : français courant ; anglais souhaité selon clientèle.