Secrétaire Médical H/F - Conseil Départemental de la Vendée

Vous assistez les médecins généralistes sous la hiérarchie du responsable administratif de la Mission Vendée Santé.

Vous leur apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

L'exercice de ces missions implique :

- des contacts directs et des échanges permanents avec les praticiens exerçant au Centre Vendée Santé et avec la cellule administrative et financière de la Mission Vendée Santé,
- des contacts réguliers avec les structures sanitaires et services sociaux et médico-sociaux,
- des relations physiques et téléphoniques avec les patients et les familles.

Vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :

1. l'accueil, l'orientation et le suivi de la patientèle

- Accueillir physiquement et par téléphone, informer et orienter les patients et les familles.
- Prendre des rendez-vous pour les consultations de spécialistes de second recours ou auprès de structures sanitaires, dans le cas où des délais courts s'imposent.
- Orienter les patients vers les structures sociales et médico-sociales dans le cadre d'une prise en charge globale du patient en situation de fragilité et de précarité.
- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Gérer et mettre à jour les dossiers patients dans le logiciel dédié, contrôler leurs droits (ouverture, mise à jour...).

2. le secrétariat du centre de santé

- Planifier l'activité : gérer les agendas, prendre les rendez-vous
- Traiter les courriers, dossiers, documents
- Diffuser l'information et la documentation

3. le suivi d'activité du centre de santé

- Saisir les données liées à l'activité médicale et insérer les documents sélectionnés par les praticiens au dossier médical.
- Suivre les données d'activité pour la mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l'activité.
- Participer à l'élaboration du rapport d'activités

4. le suivi comptable du centre de santé

- Facturer, encaisser, tenirla régie en qualité de régisseur mandataire
- Préparer, et transmettre quotidiennement, suivre et contrôler les flux aux organismes de sécurité sociale et aux mutuelles

5. la gestion logistique du centre de santé

- Gérer les locaux, les intervenants extérieurs
- Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau, des consommables informatiques, du matériel médical
- Suivre l'entretien du véhicule de service mis à disposition des médecins généralistes.

- Formation spécialisée en secrétariat médical exigée
- Expérience souhaitée sur un poste similaire, notamment dans le domaine de l'accueil du public
- Connaissance des acteurs locaux dans le champ sanitaire et médico-social et le domaine de la prévention
- Connaissances souhaitées des règles d'hygiène et de sécurité
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement appréciée
- Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ainsi que des nouvelles technologies de l'information et de la communication (internet, intranet....). Pratique courante des logiciels métiers
- Permis B

- Rigueur et réactivité
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative
- Qualités relationnelles, patience et esprit de conciliation
- Sens de l'écoute et capacité d'analyse
- Sens du travail en équipe et en transversalité
- Qualité rédactionnelle
- Devoir de réserve et secret professionnel
- Autonomie et disponibilité