Secrétaire de Chef de Poste - Ambassade de France en Ouganda - Chancellerie Politique - Kampala H/F - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

Assister le chef de poste et la chancellerie dans l'organisation quotidienne de leur activité.

Activité principale

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ; rédaction et communication en anglais
Gestion de l'agenda ( préparation des fonds de dossier )
Déplacements du chef de poste ou du Premier Conseiller (réservation d'hôtel, fonds de dossiers)
Organisation des évènements sociaux ( établir les listes d'invités, rédiger les invitations, envoi des invitations et pointage des réponses, réservation traiteur, suivi avec la résidence, accueil);
Organisation des réunions, établir des comptes rendus ;
Suivi des frais de représentations (demande de remboursement, tableau de suivi, dossiers d'archives);
Réaliser des ordres de missions et frais de missions;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Gérer les archives sur support papier et dématérialisées;
Assurer l'intérim de l'agent ressources : réception et envoi de la valise diplomatique, interface entre les utilisateurs et le crasic, archivage sur le serveur, mise à jour des applications et programmes (distributions), réception du courrier et tri, relevé des communications téléphoniques....

Profil statutaire du poste

Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique.

Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Pratique
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Pratique

Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Maîtrise

Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Maîtrise
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil
- Bureautique - Expert