Gestionnaire du Pôle Soutien et Logistique - Dir-Sg Grand Nord H/F - Service Public

Chaque délégation interrégionale est dirigée par un/une délégué(e) interrégional(e), placé(e) sous l'autorité du/de la secrétaire général(e) du ministère de la justice. Il/elle coordonne la relation des départements de la délégation avec les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère de la Justice.

Le/la délégué(e) a autorité sur les départements dans le respect de l'autorité fonctionnelle exercée sur chacun d'entre eux par le/la chef(fe) du service du secrétariat général responsable de la politique mise en oeuvre par le département concerné.

Il/elle assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il/elle s'appuie, d'une part, sur les compétences métier des quatre départements, et il/elle s'appuie, d'autre part, sur un/une adjoint(e) désigné(e) parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion au sein de l'état-major de la délégation.

Les domaines d'intervention sont les suivants :

- Contrôler les OM dans l'outil CHORUS DT

- Aider à la gestion logistique et de fonctionnement de la DIR-SG, notamment des moyens matériels

- Gestion matérielle nécessaire à l'usage des copieurs / courrier

o Consommables: papier / toner

o Matériel: suivi des pannes / contact avec le prestataire de la maintenance

- Gestion de la flotte de véhicules rattachés à la délégation :

- Gérer les demandes de réservations de véhicule déposées par les agents

- Superviser et optimiser l'utilisation des véhicules,

- Vérifier les carnets d'entretien et la conformité de l'équipement avec la réglementation en vigueur,

- Superviser les visites de contrôle, d'entretien et de réparation (pare-brise / carrosserie / ..)

- Assurer les relations avec les fournisseurs (garages, assurance, assistance) et le service fait,

- S'informer sur l'évolution de la législation,

- Rendre compte régulièrement de l'utilisation du parc auto (enquêtes, contrôles)

- Assurer le bon état et l'entretien des véhicules (intérieurs / extérieurs)

- Gestion du bâtiment de la DIRSG, site du boulevard Carnot :

- Gestion des accès au bâtiment/locaux/bureaux: moyens d'accès et logiciel TRAKA

- S'assurer du bon état du bâtiment,

- En lien avec l'économe, contacter le détenteur du marché d'entretien du bâtiment pour tout souci ou réparation à mettre en oeuvre.

- Gestion des salles:

- Assurer la réservation et la tenue du planning des salles de réunion

- Assurer la gestion matérielle des salles (mobilier / inventaire) et le stock de consommables

- Travailler en équipe et en lien avec l'ensemble des agents de l'état-major.

- Participer aux réunions de l'état-major et y rendre compte des dossiers suivis en propre

- Être en soutien à la gestionnaire de l'accueil pour les missions(binôme)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et du public :

- Accueillir, orienter et présenter les visiteurs et/ou les prestataires

- Répondre au téléphone et informer ou rediriger les personnes appelantes

- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la DIR-SG grand Nord

- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :

- Gérer le courrier «entrant»

- Gérer les courriers «sortant» et leur affranchissement

- Gérer le stock des tickets de métro de la métropole lilloise (déplacement des agents sur le ressort)

Connaissance
Permis B
Utilisation des outils bureautiques
Aisance dans la communication (téléphonique / mail/en présentiel)

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser
Savoir rendre compte à la hiérarchie
Être rigoureux, méthodique et réactif

Savoir être

Savoir s'adapter
Savoir communiquer, s'exprimer

oralement
Être rigoureux, méthodique et réactif
Sens de l'initiative, de la communication et de l'organisation