Gestionnaire - Agent d'Accueil - Dir-Sg Grand Nord H/F - Service Public

Chaque délégation interrégionale est dirigée par un/une délégué(e) interrégional(e), placé(e) sous l'autorité du/de la secrétaire général(e) du ministère de la justice. Il/elle coordonne la relation des départements de la délégation avec les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère de la Justice.

Le/la délégué(e) a autorité sur les départements dans le respect de l'autorité fonctionnelle exercée sur chacun d'entre eux par le/la chef(fe) du service du secrétariat général responsable de la politique mise en oeuvre par le département concerné.

Il/elle assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il/elle s'appuie, d'une part, sur les compétences métier des quatre départements, et il/elle s'appuie, d'autre part, sur un/une adjoint(e) désigné(e) parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion au sein de l'état-major de la délégation.

Les domaines d'intervention sont les suivants :

· Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés du public :

o Accueillir, orienter et présenter les visiteurs et/ou les prestataires

o Répondre au téléphone et informer ou rediriger les personnes appelantes

o Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la DIR-SG grand Nord (

· Gérer les salles de réunion des 2 sites lillois

o Gérer les réservations via l'outil Outlook

o S'assurer que les salles soient en bon état d'occupation

o Afficher les plannings de réservation hebdomadaire

· Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :

· Gérer le courrier «entrant»

· Gérer les courriers «sortant» et leur affranchissement

· Gérer les moyens d'accès

o Suivre le stock de moyen d'accès (au bâtiment/locaux et bureaux

· Gérer le stock des tickets de métro de la métropole lilloise (déplacement des agents sur le ressort)

· Participer au contrôle sur site des véhicules (propreté intérieure et état extérieur tels que griffes, dégâts apparents)

· Gérer les demandes de réservations de véhicule déposées par les agents via l'outil Outlook

Afin de garantir la continuité de service au niveau de l'Etat-major, et pallier les absences ou surcroit d'activité, le gestionnaire du poste pourra être amené à:

o Gérer le bon état du bâtiment de la DIRSG, site du boulevard Carnot :

- Faire remonter tout constat

- Contacter le détenteur du marché d'entretien du bâtiment pour tout souci ou réparation à mettre en oeuvre.

o Participer à la gestion logistique et de fonctionnement (matériel nécessaire à l'usage des copieurs / courrier)

Connaissance
Connaissance et compréhension des structures du

Ministère de la justice
Maitrise des outils bureautiques

Savoir-faire
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Respect des consignes
Savoir rendre compte à la hiérarchie
Savoir travailler en équipe

Avoir de la retenue dans la divulgation d'informations

Savoir être
Être rigoureux, méthodique et réactif
Autonomie, réactivité et disponibilité
Sens de l'initiative, de la communication et de l'organisation