Gestionnaire H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG

Les activités du service

Le gestionnaire administratif sera chargé notamment de missions de secrétariat, de correspondance, de suivi des dossiers et des situations pénales, de tâches de gestion économiques et budgétaires, d'opérations et d'écritures comptables.

Composition et effectifs du service

- Moyens humains :

- Le service est composé de 3 adjoints administratifs de catégorie C

- Les compétences confiées et la polyvalence des agents entre eux permettent d'assurer les remplacements pendant les absences et durant les congés.

- Les agents exercent sous l'autorité directe et opérationnelle du responsable de la structure ou son représentant. L'agent reste hiérarchiquement et administrativement un personnel rattaché au CPML selon l'organigramme de référence du CPML.

Le ou les agents gestionnaires contribuent au fonctionnement quotidien du service en fonction de l'organisation du service et des tâches confiées et déléguées par le chef de service concerné par les missions. En cas de difficulté de fonctionnement, il peut être demandé au service d'aider ponctuellement et de venir en soutien provisoire d'autres services administratifs.

Votre hiérarchie

Chef de service

Chef d'établissement et son adjointe

Vos interlocuteurs métiers

Services de l'établissement, DISP ...

Vos activités principales :

La fonction du gestionnaire administratif en SAS est plurielle et demande de l'engagement, de la motivation et de l'implication. Il doit faire preuve de polyvalence.

L'adjoint administratif polyvalent participe au bon fonctionnement du service et assume les missions qui lui sont confiées. Il assure la représentation du service et la gestion administrative de son unité administrative conformément au champ de compétences dévolues en lien avec les différents services administratifs du CPML. Pour atteindre l'objectif de polyvalence, il fonctionne en trinôme avec deux autres adjoints administratifs du pôle administratif SAS ayant les compétences équivalentes afin d'assurer la continuité du service en toutes circonstances.

Les missions confiées sont décrites ci-dessous, elles s'accomplissent en assurant la liaison informative (téléphonique ou électronique) régulière avec le service de rattachement du CPML.

L'agent se rendra disponible pour le CPML en cas d'urgence, de nécessité de soutien ou de priorités fixées par la Direction du CPML. Il assure une remontée d'informations régulière auprès de ses collègues et de sa hiérarchie, par le biais de l'oral et de l'écrit.

Il travaille dans un site distant rattaché au fonctionnement global du CPML et donc en lien étroit avec les référents administratifs du CPML. Les responsablesdu CPML : attachée responsable administratif et financier, responsable des services économiques, responsable de la régie des comptes nominatifs, responsable du secrétariat de direction seront amenés à se rendre régulièrement dans les services de la SAS afin d'accompagner les équipes locales (management et supervision d'équipe, formation, organisation, contrôle opérationnel, audit de fonctionnement etc.)

L'agent fait partie d'un trinôme de personnel administratif. Les agents s'accordent entre eux sur les congés, les remplacements, le planning horaire sous le contrôle et la responsabilité du responsable de structure ou son représentant.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

- Moyens matériels:

- Clé du service

- Poste téléphonique fixe

- Poste informatique

- Imprimante scan

- Applicatifs et logiciels dédiés: CHORUS S4 HANA, CHORUS DT, GENESIS

- Outil informatique: Tableur EXCEL, traitement de texte, messagerie électronique, PLINE, JABBER

- Charte informatique, Charte des temps Origine

- Fiche de poste

Corps / Grade: ADJOINT ADMINISTRATIF

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances :

Bonne connaissance des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique...)

Savoir-faire :

Sens de l'organisation et de la méthode

Gestion des priorités

Rigueur - logique

Faculté d'adaptation aux impératifs du service

Capacité à rendre compte

Sens des responsabilités dans les tâches confiées

Polyvalence

Savoir-être

Sens du travail en équipe
Sens du service public
Discrétion professionnelle respect de la neutralité et de la confidentialité

Disponibilité et réactivité

Qualité relationnelle et sens du contact

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Poste téléphonique

Poste informatique

Applicatifs informatiques dédiés: Génésis, Nacre, DFT, Octave ...

Offres de formation associées à votre prise de poste

Communiquées lors de la prise de poste

Perspectives d'évolution professionnelle

Possibilité de concourir au grade ou corps supérieur