Assistant de Direction - Montreuil H/F - Communes

Sous la responsabilité de la cheffe de Cabinet, vous apportez un appui organisationnel à l'élu.e en garantissant la fiabilité, la fluidité et la sécurisation de toutes les activités liées à l'exercice de son mandat.

ACTIVITES PRINCIPALES

Organiser la vie professionnelle de l'élu.e

Assurer l'interface Elu.es /Usagers / Administration

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : courriers, comptes-rendus de réunion, et saisie de tous types de documents

Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Veiller au respect des procédures administratives

Assurer un lien privilégié avec les services et les partenaires.

Suivre les projets et activités des directions placées dans le champ des délégations des élu.e.s

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

En lien avec la Direction de la santé, s'assurer de la bonne organisation des admissions en soins psychiatriques sur décision du représentant de l'Etat (SDRE), via la signature des arrêtés

Tenir le planning des permanences des élu.es.

Participer à toutes les activités du service sur demande du responsable.

Informer les agents d'accueil des rendez-vous des élu.es en les inscrivant dans l'agenda partagé

CONDITIONS D'EXERCICE

37H30 hebdomadaire du lundi au vendredi, dans une amplitude de 8h30 à 19h

25 Congés annuels + 15 RTT

Travail en bureau

Horaires réguliers

Respect des droits et obligations des agents publics et des principes de Service Public

Obligations de réserve et de confidentialité

Congés pris en concertation avec l'équipe dans le respect de la continuité de Service Public

Matériels informatique et téléphonique

Pack office (Word, Excel, PWP, Onedrive, Teams) et Libre office (Writer, Calc)

Communication et relation de confiance - Savoir établir et entretenir une relation de confiance avec l'élu·e, transmettre clairement les informations, reformuler les demandes et alerter en cas de difficulté.
Organisation et gestion du temps - Planifier, prioriser et exécuter ses tâches dans les délais, tout en gérant les urgences et en respectant les contraintes et horaires de l'élu·e.
Esprit d'initiative et amélioration continue - Proposer des solutions pour faciliter le quotidien, contribuer à la qualité et à l'efficacité du service.
Maîtrise des outils administratifs et numériques - Connaître les techniques de secrétariat, maîtriser l'Internet/intranet, les tableaux de bord et les outils de suivi et de planification.
Expression écrite et orale de qualité - Communiquer avec clarté, précision et professionnalisme dans tous les échanges internes et externes.
Sens du service public et déontologie - Agir avec responsabilité, respect des règles et des valeurs du service public, discrétion et conscience professionnelle.
Travail en équipe et collaboration hiérarchique - Coopérer efficacement avec les collègues et la hiérarchie, partager l'information, rendre compte et être force de proposition.