Collaborateur Administratif Polyvalent Dispositif de Recueil Cni - Passeport Etat... H/F - Communes

Sous la responsabilité du responsable vie citoyenne, vous assurez différentes missions du pôle citoyen à titre principal et/ou secondaire dans le cadre de l'accueil du public, des formalités administratives et de l'état civil.

Principales missions

Vous êtes en charge de l'accueil du public et du traitement administratif des dossiers de cartes nationales d'identité et passeports.
* Accueil physique et téléphonique du public
* Renseignement des usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique
* Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
* Instruction et suivi des dossiers de CNI-passeports
* Délivrance des CNI et passeports et gestion des destructions
* Identité numérique

Vous assurez le remplacement et/ou le soutien de l'agent d'accueil de la Mairie pour assurer la continuité du service en cas d'absence, de pic d'activité ou autres sollicitations organisationnelles
* Accueil physique et téléphonique de la mairie : renseigner le public et l'orienter vers les services municipaux
* Venir en renfort du pôle sur des missions ponctuelles (légalisation de signature, recensement citoyen, recensement de la population, ...).
* Veiller à l'agencement des flyers, prospectus et des affichages présentés à l'accueil
* Mettre à jour les affichages et supports comportant des informations utiles au public

Missions secondaires

Remplacement et soutien de l'agent en charge de l'Etat Civil et du funéraire
* État civil (naissances/reconnaissances, mariages, décès) - rédaction des actes
* Accueil et information du public concernant les démarches d'état civil
* Rédaction et enregistrement des actes (naissance/reconnaissance, mariage, décès)
* Mariages (informations générales, préparation du dossier, publication des bans...)
* Délivrance des copies et extraits d'actes d'état civil
* Changements de nom/prénom
* Tenue des registres, apposition des mentions marginales, archivage

Gestion des cimetières/affaires funéraires
* Suivi administratif des concessions funéraires (attribution, renouvellement, résiliation)
* Tenue du plan du cimetière et mise à jour des registres (logiciel métier)
* Suivi des inhumations, exhumations et travaux funéraires
* Relation avec les familles, entreprises de pompes funèbres et marbriers
* Vérification des titres de concession et respect de la réglementation (notoriétés, renouvellement, reprises de concessions...)

Soutien ponctuel dans la préparation et l'organisation des scrutins électoraux en lien avec le responsable de service.
* Soutien administratif inscription/radiation sur liste électorales
* Assistance dans la préparation des réunions de commissions électorales

Savoirs
* Connaissances réglementaires dans les différents domaines
* Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
* Techniques d'accueil

Savoir faire
* Savoir utiliser l'outil informatique (savoir utiliser la messagerie, faire des recherches sur le Web) et les logiciels métiers
* Savoir s'exprimer clairement et reformuler une demande
* Savoir recueillir une information administrative précise
* Savoir faire le point avec le public sur une situation ou une démarche
* Capacité à suivre une procédure formalisée
* Savoir analyser les formulaires adéquats

Savoir être
* Bonne présentation
* Qualités relationnelles, autonomie, initiative,
* Courtoisie et discrétion
* Rigueur dans la saisie des informations
* Sens de l'organisation