Assistant de Gestion Administrative pour le Service de Formations Continue et par Alternance Sefca H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

Le Service de Formation Continue et par Alternance (SEFCA) développe, organise et gère les actions de formation tout au long de la vie au sein de l'Université Bourgogne Europe pour des publics variés : adultes en reprise d'études, salariés en formation continue, demandeurs d'emploi, alternants (contrats d'apprentissage ou de professionnalisation).

Les activités principales du service sont :

- Mise en oeuvre et gestion administrative des actions de formation continue et en alternance
- Organisation des inscriptions administratives et suivi des stagiaires
- Gestion réglementaires et financiers (conventions, financements, facturation)
- Suivi des présences et émargements dans le respect des exigences des financeurs
- Coordination avec les équipes pédagogiques et les composantes de formation
- Accompagnement des publics (information, orientation, suivi)
- Participation à la démarche qualité (certification Qualiopi...)


Rattaché à l'Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l'assistant a pour mission:

1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives ( 50%)

Secrétariat de Direction

- Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)

Inscriptions administratives

- Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées
- Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives)
- Effectuer les mises à jour et corrections simples
- Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions

Appui administratif à la direction

- Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
- Assurer le classement et l'archivage des documents
- Participer à la circulation de l'information interne

2. La Gestion des émargements ( 50%)

- Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires)
- Identifier les anomalies ou pièces manquantes
- Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
- Saisir et mettre à jour les données de présence
- Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
- Vérifier la cohérence entre émargements et planning
- Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires

BAC professionnel des métiers du secrétariat souhaité, Expérience en gestion administrative ou scolarité appréciée.

Les activités nécessitent de la polyvalence et de la rigueur compte-tenu de l'alternance des tâches et du volume des dossiers à traiter. Elles s'effectuent sur des outils numériques et des logiciels métiers. L'assistant interagit en interne avec les équipes administratives, pédagogiques, la direction et en externe avec les stagiaires, intervenants, partenaires. Il a ainsi un bon relationnel et des compétences en adéquation.

Savoirs

- Notions de gestion administrative
- Techniques de secrétariat
- Procédures d'inscription administrative
- Outils bureautiques et logiciels métiers

Savoir-faire

- Saisir des données avec fiabilité
- Vérifier des dossiers administratifs
- Appliquer des procédures
- Organiser son travail
- Accueillir et informer des usagers

Savoir-être

- Rigueur et sens du détail
- Organisation
- Discrétion professionnelle
- Réactivité
- Bon relationnel

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

- Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 18 mai 2025
- CDD, catégorie C, de 12 mois renouvelable
- Temps complet
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération: à partir de 1826,35 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel

Date limite de candidatures : 01er mai 2026