Assistante de Direction - Mairie de Nevers H/F - Communes

Placé(e) sous la responsabilité de la Cheffe de service du Cabinet du Maire, vous assurerez les missions d'Assistante de Direction au sein du Secrétariat du Groupe d'Opposition :

Organisation de la vie professionnelle du cadre/élu
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre/élu
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Établir une relation de confiance avec le cadre/élu

Production et conservation de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Accueil
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Formations et expériences requises
- Avoir le sens de l'accueil
- Maitriser les technologies de l'informatique et de la communication

Compétences et qualités requises

- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d'adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
- Faire preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion
- Esprit d'équipe et de coopération