Secrétaire Général des Musée - Assistante de Direction - Soissons H/F - Communes

Assurer le secrétariat général et le suivi comptable du service
des musées de Soissons. Assister le directeur des musées
Administration : préparation des activités des musées (expositions,
médiation, communication, etc) - plannings, organisation des
missions, suivi des guides et des intervenants,
Comptabilité : préparation des budgets, des bilans comptables, des
bons de commande
Ressources humaines : planning des agents, congés, ordres de
mission, suivi des vacataires et des stagiaires (tutorat)
Communication : animation du site internet des musées et de leur
page Facebook, en partenariat avec l'équipe de médiation
Interlocuteurs : en dialogue constant avec la direction ; assurer la
liaison entre les trois sites muséaux (Saint-Léger, Arsenal Saint-
Jean, CCEA), avec les autres services municipaux et les partenaires
extérieurs du musée
Assurer l'accueil téléphonique et physique

Administration des quatre pôles du service Musées
Responsable du pôle administration / finances (voir plus bas)
Secrétariat du pôle scientifique et culturel (saisie de documents de
formes et de contenus divers, suivi du courrier, prises de rdv,
gestion de la photothèque)
Secrétariat du pôle conservation (suivi du courrier, dossiers de
demande de subventions, dossiers de restauration et d'acquisitions
d'oeuvres)
Secrétariat et administration du pôle publics / médiation : planning
d'accueil des publics scolaire, adulte (groupes), individuels (ateliers,
visites sur inscriptions, etc) ; gestion des salles d'activités, gestion
des réservations, planification des intervenants (guides
conférenciers, médiateurs, etc) ; suivi et analyse des statistiques et
des enquêtes de fréquentation des sites
Préparation et suivi administratif des activités du service (rédaction
des conventions, préparation des délibérations du conseil municipal,
préparation des commissions, versement des dossiers sur le réseau
général)
Classement et archivage des dossiers papiers et numériques
Gestion des commandes de matériel de bureau
Préparation et rédaction des bilans d'activités annuels (et
semestriels)

Rédacteur
Capacité à gérer une équipe de titulaires de la fonction territoriale et
de vacataires (15-20 agents)
Etre autonome et organisé
Veille du bon fonctionnement du service (signaler les
dysfonctionnements, gérer les conflits)
Anticiper les besoins et être force de proposition
Avoir le sens du Service Public
Etre disponible, courtois, discret (respect des obligations de
discrétion et de confidentialité)
Bien connaître le statut de la fonction publique (territoriale)