Adjoint au Responsable du Service Accueil - Courrier - Médiation Numérique et Responsable Du... H/F - Communes

Simplifier le parcours administratif du public avec une gestion du courrier plus rapide et effic...

Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service, vous intervenez en appui direct à celui-ci au sein d'un service composé de 16 agents, dédié à l'accueil des usagers, à la gestion du courrier et à la médiation numérique. À ce titre, vous êtes amené à le soutenir dans l'organisation, la coordination et, le cas échéant, à assurer sa suppléance.Vous encadrez les 3 agents qui composent le pôle courrier et en pilotez l'activité. Vous êtes garant de la bonne gestion des flux entrants et sortants et participez opérationnellement au traitement quotidien du courrier.Vous participez activement à l'amélioration continue des pratiques du service, ainsi qu'au pilotage global de ses ressources et à son bon fonctionnement.Vos journées sont rythmées par différentes activités telles que : Contribuer à l'animation de l'équipe en mettant en oeuvre l'ensemble des dispositifs de management individuel et collectif et plus spécifiquement auprès des agents en charge du courrier Veiller à la mise à jour et au respect des procédures de gestion du courrier Gérer, avec les agents, les flux des courriers dématérialisés et matérialisés (numérisation et enregistrement) - Gérer, avec les deux agents en charge, la gestion des courriers matérialisés (N'habite pas à l'adresse indiquée (NPAI), Plis Non Distribuables (PND), etc. Assurer le suivi de l'activité (tableaux de bord, statistiques, bilans, etc.) Préparer et suivre le budget du pôle courrier en optimisant des dépenses dans le cadre d'une recherche permanente de solutions efficientesAssurer le suivi des contrats du service, des consommables et des machinesParticiper au développement des dispositifs de concertation avec les différents partenaires Vous pouvez ponctuellement intervenir en renfort sur les activités relatives au courrier matérialisé (mises sous plis, affranchissement, permanences, etc.) Apporter un soutien ponctuel à l'organisation de l'accueil et de la médiation numérique, notamment en cas de besoin ou de situation exceptionnelleApporter un appui opérationnel aux équipes du service.Particularité du poste : 37h30 par semaine soit 7h30 par jour sur une amplitude horaire de 8h15 à 17h30.

Diplôme issu de l'enseignement supérieur (Bac +2 à minima)
Connaissance des collectivités territoriales et de leurs champs de compétences respectives Connaissance des conditions de traitement du courrier et des règles de confidentialité
Maitrise de l'outil informatique
Connaissance des logiciels métiers comme ELISE, HUBEE, MAELIS, MELODIE, MAESTRO, ANTS, SYNBIRD et CIRIL ou curieux d'en apprendre les rouages
Maitrise du mode projet
Aptitude managériale
Capacité à travailler en transversalité avec une équipe pluridisciplinaire
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Prise d'initiative, rigueur, autonomie et organisation
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