Chargé de Relation et de Service aux Collectivités - Ctre Dep Gestion Fonction Pub Territor H/F - Etablissements publics locaux

Le CDG 74, centre ressources et tiers de confiance apporte une réponse globale en matière de Gestion des Ressources Humaines avec d'une part les missions obligatoires et d'autre part des missions facultatives. Le CDG 74 assure des missions d'intérêt général auprès des collectivités employeurs et des agents du service public local. Plus de 400 collectivités et établissements sont affiliés au CDG74 et 6 collectivités sont non affiliées mais conventionnent sur certaines missions.

Sous la responsabilité directe du directeur général adjoint, vos missions seront les suivantes :

Assurer les permanences de l'espace d'information aux collectivités :
- Accueillir, renseigner et orienter le public via les différents canaux de contact
- Être à l'écoute des besoins exprimés, pré-instruction des demandes complexes
- Apporter une réponse efficiente aux demandes de 1er niveau et promouvoir les offres de services existantes
- Orienter vers l'expert, mettre en relation avec le service concerné si la demande n'est pas de premier niveau
- Se renseigner efficacement auprès des personnes concernées en cas de difficulté ou demande particulière
- Participer à la mise à jour de la documentation collective et de l'outil GRC. Renseigner l'outil GRC
- Relancer les agents/services afin qu'ils assurent des réponses dans des délais raisonnables.
- Gestion du courrier/colis (collecte, tri, enregistrement, distribution...).
- Rôle d'interface, de veille auprès des services en lien avec l'activité à l'espace d'information.
- Suivi du registre visiteurs / des contrôles d'accès
- Promouvoir les services proposés par le CDG74
Soutien à la direction générale
- Tenir à jour les fiches collectivités dans la GRC
- Réceptionner, traiter et diffuser des informations après visa de la Direction
- Réceptionner / transmettre / traiter le courriel ****@****.**
- Binôme pour gérer les fournitures de bureau
- Contribuer à des enquêtes de satisfaction, au déploiement de la politique qualité de l'établissement
- Selon profil, mise à jour de supports d'information et de brèves en lien avec le service communication
- Veiller au bon état de l'espace d'accueil et des espaces partagés ouverts au public (signalement des besoins d'intervention au service logistique/entretien du bâtiment).
- Contribuer à la constitution de dossiers administratifs simples en lien avec le secrétariat général

Conditions d'exercice
Travail en bureau
Poste informatique
Standard téléphonique

Relations fonctionnelles
Sous la responsabilité du Directeur du Pôle des Moyens Généraux

- Relations avec les services du CDG74, les collectivités du département, les agents de la FPT, les entreprises et prestataires extérieurs.
Compétences, savoir-faire et savoir être
Connaissances techniques :
- Avoir des connaissances de base
- en Droit public
- en informatique et bureautique (Word, Excel, Access)
- veille informationnelle et connaissance de l'environnement territorial+ connaissances statutaires
- Missions et services du CDG, actualité du CDG, procédures internes
- Conseiller/renseigner/orienter un interlocuteur dans des démarches et recherches d'informations
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de la bureautique et de la communication
- Savoir utiliser les traitements de texte, les tableurs, les outils bureautiques
- Savoir utiliser un standard téléphonique, prendre un message, traiter le courrier
- Analyser les demandes des interlocuteurs, reformuler, réponses de premier niveau
- S'exprimer à l'oral
Savoir-être :
- Être disponible pour les visiteurs et les collègues
- Être à l'écoute, et discret
- Être diplomate
- Être polyvalent
- Être organisé
- Avoir des qualités relationnelles
- Courtoisie et politesse en toutes situations
- Sens de la pédagogie
Contraintes spécifiques du poste
- Temps de présence imposé lors des horaires d'ouverture au public (physique et téléphonique)