Chargé de Scolarité H/F - Estaca

Le ou la chargé(e) de scolarité contribue au bon fonctionnement administratif et pédagogique des formations. Il ou elle assure le suivi des étudiants tout au long de leur parcours, garantit la fiabilité des données académiques et participe à l'organisation des évaluations et des jurys.

La personne assure une utilisation autonome et éclairée de l'outil ERP, contribue à la qualité et à la cohérence des données et participe à l'amélioration des processus administratifs et pédagogiques associés.

Gestion administrative et suivi de scolarité

- Assurer le suivi administratif d'une ou plusieurs promotions (inscriptions, réinscriptions, parcours étudiants).
- Être l'interlocuteur administratif des étudiants, de l'équipe pédagogique
- Préparer et organiser les rentrées académiques.
- Suivre les absences et les situations particulières des étudiants.
- Organiser la planification des examens, préparation logistique et suivi administratif.
- Assurer la gestion des notes et la production des documents académiques (relevés, bulletins).
- Préparer les jurys de semestre et de passage : consolidation des résultats, vérification des dossiers, préparation des documents nécessaires.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des données académiques.

Dans l'ensemble de ces missions, la personne veille à la qualité du service rendu aux étudiants et aux équipes pédagogiques ainsi qu'au respect des procédures et du règlement des études.

Utilisation et amélioration des outils de gestion (ERP Aurion)

Le ou la chargé(e) de scolarité utilise l'ERP Aurion comme outil central de gestion des formations et contribue à l'amélioration de son utilisation dans les processus de scolarité.

À ce titre, il ou elle :

- Assure une utilisation autonome et maîtrisée de l'ERP
- Veille à la fiabilité et à la cohérence des données académiques saisies dans le système.
- Contribue, en lien avec les équipes pédagogiques et la direction de la formation, à la mise à jour des référentiels de formation (maquettes, enseignements, structures pédagogiques).
- Réalise ou exploite des extractions et requêtes de données afin de produire des tableaux de bord ou indicateurs utiles au suivi des formations.
- Accompagne les utilisateurs dans l'exploitation des données et l'usage des fonctionnalités du système.
- Contribue à l'identification des améliorations possibles des processus et des usages de l'outil.

Interface avec les équipes pédagogiques et les services

- Assurer un rôle d'interface entre la scolarité, les enseignants, les responsables pédagogiques et la direction de la formation.
- Contribuer à la circulation et à la fiabilité des informations académiques.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives et des outils de gestion.
- Participer aux réunions de coordination liées au suivi des formations.

Compétences

- Expérience dans la gestion administrative ou la scolarité dans l'enseignement supérieur.
- Bonne compréhension des processus académiques (inscriptions, examens, jurys, suivi des étudiants).
- Rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des données.
- Bonne maîtrise des outils numériques et des systèmes d'information.
- Capacité à exploiter et analyser des données issues d'un ERP.
- Capacité à réaliser des extractions de données et à construire des tableaux de suivi.
- Compréhension des processus métiers afin d'en améliorer l'utilisation dans les outils numériques

Qualités personnelles

- Sens de l'organisation et autonomie.
- Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations.
- Esprit d'analyse et capacité à proposer des améliorations des processus.
- Capacité à travailler en équipe et en transversal avec plusieurs services.
- Sens de la confidentialité

L'ESTACA, école d'ingénieurs faisant partie du groupe ISAE, forme en 5 ans des ingénieurs passionnés par les technologies qui répondent aux besoins de nouvelles mobilités et mène une recherche appliquée au service de tous les acteurs des transports (aéronautique, automobile, spatial, naval et transports guidés et ferroviaires).

L'ESTACA c'est une formation d'ingénieur et des mastères spécialisés habilités par la Commission des Titres d'Ingénieurs, ainsi que des équipes d'enseignants et de chercheurs qui accueillent plus de 2 200 étudiants repartis sur 3 campus (Montigny-le-Bretonneux (78), Laval (53) et Bordeaux (33))