Assistant de Direction Réf Tde 75 H/F - Service Public

Missions du bureau : Assister le directeur et son adjoint dans l'organisation de leur travail, et assurer l'interface avec les différents interlocuteurs plus particulièrement en matière de communication, coordination et traitement de l'information

Activités principales :

- Aide à l'organisation du travail, gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne du travail

- Gestion du planning collectif, des agendas, des déplacements et de l'organisation des réunions

- Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction

- Assistance à la préparation de réunions

- Préparation logistique et secrétariat des instances CA, CSA, CODIR, Formation spécialisée

- Restitution de comptes rendus

- Gestion du courrier, des mails notamment ministériels,

- Traitement de l'information et réponses de 1er niveau

- Liaisons avec l'interne et l'externe

- Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers

- Gestion documentaire de la direction

- Personne ressource sur l'activité du service et son fonctionnement

- Elaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers, réponse aux enquêtes (ANAP, dialogue de gestion...)

- Gestion des ordres de mission permanents des agents en lien avec le service ressources humaines.

- Traitement des demandes et organisation des agendas des interprètes LSF

Activités annexes :

- Classement et archivage de documents

- Mettre à jour l'annuaire

- Remplacement de la chargée de communication en cas d'absence

- Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et appels

Partenaires institutionnels :

- Ensemble des services, chefs de service, et professionnels, Préfet, membres des différentes instances,

- Maitriser les techniques de classement et d'archivage
- Maitriser les outils bureautiques
- Savoir gérer le stress
- Prendre des notes et les restituer
- Rédiger et mettre en forme un document
- Communiquer
- Maitriser l'orthographe et la syntaxe
- S'adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations

- Savoir s'exprimer oralement