Secrétaire Pédagogique - Iut- Refca H/F - Université de Valenciennes

Le poste est situé à l'IUT qui prépare aux métiers des services, de l'industrie et du numérique et toutes les formations sont offertes en alternance.

LIEU(X) D'EXERCICE : UPHF le Mont Houy à Aulnoy-lez-Valenciennes (3j/sem) et site des Tertiales à Valenciennes (2j/sem)


MISSIONDU POSTE:

Mission de secrétariat pédagogique et administrative au sein du service Relations Entreprises, Formation Continue et Apprentissage (REFCA) de l'IUT.

Activités principales:

Accueil:

· Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers

· Délivrer certains documents administratifs (attestations, etc...)

· Orienter les usagers (démarches, interlocuteurs...)

Gestion des conventions:

· Participer à la rédaction des contrats d'apprentissages et autres conventions.

· Suivre les conventions (réalisation, actualisation)

· Vérifier la régularité administrative

Établir et entretenir des relations avec les partenaires internes et externes:

· Communiquer et échanger des informations nécessaires au suivi des dossiers (apprentis, maîtres d'apprentissage, responsable pédagogique, service de la scolarité de l'université)

Missions spécifiques au poste:

· Secrétariat administratif et pédagogique des BUT GEA (Bachelor Universitaire de Technologie, Gestion des Entreprises et Administrations) pour les publics FA.

· Participation du suivi des usagers de la candidature à la diplomation.

PROFIL RECHERCHE

Connaissances requises :

· Connaissances générales en gestion administrative

· Connaissances du mode de fonctionnement des administrations publiques

· Connaissances des logiciels bureautiques et du courrier électronique

Connaissances souhaitées:

· Connaissances du mode de fonctionnement universitaire

· Connaissances des différents logiciels et applications de scolarité/pédagogie : PEGASE, VT, SCODOC.

· Connaissances du logiciel MyFormaSup

· Expérience en secrétariat pédagogique universitaire

Compétences opérationnelles :

· Savoir rédiger des courriers administratifs

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

· Savoir respecter les échéances du calendrier universitaire

· Savoir rendre compte de son activité.

Qualités requises :

· Organisation et méthodologie

· Autonomie et rigueur

· Esprit d'équipe

· Sens des relations humaines

· Bonne expression écrite et orale