Responsable du Pôle Événements 237 H/F - Université de Toulouse

Au sein de la direction générale des services, la direction de la communication, de la culture et des évènements a pour mission de promouvoir l'image, l'identité et les activités de l'Université en oeuvrant à son rayonnement. Elle a également pour objectif de promouvoir la diffusion des savoirs, de la culture et d'organiser des congrès scientifiques. Elle valorise la location des espaces de l'université.

Placé sous la responsabilité de la Directrice de la communication, culture et événements, la ou le responsable du pôle contribue à la gestion et valorisation des espaces universitaires pour l'organisation d'événements et coordonne l'ensemble des évènements institutionnels, internes, scientifiques et externes. Elle ou il est également en charge la gestion des conventions de l'ensemble de la direction et assure la gestion et suivi des différents marchés gérés par la direction.
Missions :

· Responsable du fonctionnement quotidien du pôle
· Coordination opérationnelle des évènements avec l'ensemble des pôles de la DCCE et les services demandeurs de l'Université ainsi que les demandeurs externes
· Veille au processus de décision, de communication et de diffusion
· Gestion administrative des marchés et des conventions pour l'ensemble de la direction.
Activités principales :
· Organiser et coordonner la mise en oeuvre de la réservation des locaux et espaces mis à disposition du public universitaire et externe pour l'organisation d'événements
· Encadrer 5 agents (1 chargé d'évènements institutionnels, 2 chargés d'évènements scientifiques, 1 gestionnaire évènementiel, 1 régisseur)
· Traiter les dossiers entrants et sortants (Boite mail événements, parapheurs, courriers)
· Assurer le suivi administratif et financier du pôle événements et du pôle communication (suivi du budget avec la directrice, facturation, devis...)
· Gestion des marchés régie, sécurité, communication et impression, goodies ...
· Gestion des conventions de la direction (conventions de tournage, convention congrès...)
· Être présent sur les évènements pour en assurer le bon déroulement
· Analyser et exploiter les données de gestion
· Réaliser et mettre à jour des documents de référence (fiches de procédures, convention d'occupation, formulaires de réservation de locaux, états des lieux, catalogue des salles et espaces ...)
· Veiller au maintien en bon état des locaux mis à disposition
· Proposer des actions correctrices en cas de dysfonctionnement organisationnel
· Participer aux groupes de travail avec les partenaires de l'université sur les projets événementiels
· Faciliter les démarches dans des situations d'urgence (locaux indisponibles, réservations tardives)
· Être en soutien de l'organisation des évènements institutionnels et scientifiques

Activités associées :
· Participation aux activités de la DCCE
· Assurer une veille métier et proposer de nouveaux outils de gestion

Savoirs théoriques:

· Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

· Connaître le statut des EPSCP, leur organisation, leur fonctionnement

· Connaitre les bases en gestion financière et comptable

· Connaitre les bases en gestion des marchés publics

· Connaissance de la réglementation en matière de sécurité

· Maitrise des outils bureautiques

· Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire:

· Savoir organiser et gérer un évènement

· Planifier des actions

· Traiter de l'information

· Manager une équipe

· Mobiliser et animer un collectif

· Traiter de l'information

· Réaliser des évaluations et des bilans

· Savoir planifier et respecter des délais

· Conduire en parallèle plusieurs projets d'évènements

· Élaborer et rédiger des comptes rendus, des documents de référence

Savoirs comportementaux:

· Savoir travailler en équipe, en interaction et en s'adaptant à des interlocuteurs variés

· Être apte à accompagner le changement et être force de proposition

· Créativité

· Curiosité intellectuelle

· Sens de l'organisation

· Sens critique

· Autonomie, discernement et sens de l'initiative

· Réactivité et capacité à gérer et prioriser des actions plurielles

· Capacités d'analyse et de synthèse

Niveau et diplôme exigé / expériences souhaitées :

Bac +3 de préférence cursus en organisation d'évènements ou gestion

Avantages :

Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats >à 10 mois
3 Options de temps de travail(si contrat > à 10 mois) :
39h10 = 55 jours de congé

38h15 = 50 jours de congé

37h20 = 45 jours de congé

Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
Télétravail possible en fonction du poste
Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
Possibilité d'aménagement du temps de travail
Crèche
Formations