Gestionnaire Administratif H/F - Mairie de Faverges-Seythenex

L'agent sera chargé de la gestion et du suivi administratif des dossiers lié au service et plus particulièrement à la gestion des sinistres, des archives et du Règlement Européen (RGPD).
1- Accueil et gestion du secrétariat de la Direction des Services Techniques
* Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs.
* Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires.
* Gestion et suivi des mails et du courrier.
* Gestion du tableau des demandes faites par les habitants.
* Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs.
* Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie
* Gestion du dossier de la commission accessibilité.
2- Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS
* Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs.
* Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres.
* Suivre les dossiers en lien avec les assureurs assister aux expertises.
*Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs.
*Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative.
* Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers.
* Participer à la construction du budget
* Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile.
* Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.).
* Classer et archiver les dossiers de sinistre.
* Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse.
3- Gestion des archives
* Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures.
* Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services.
* Gérer les espaces de stockage.
* Communiquer les archives auprès des services et des publics.
* Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents.
* Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité.
4- RGPD
* Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles.
* Mettre en oeuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...).
* Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect.
* Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion administrative du courrier,Utilisation de logiciels spécialisés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.