Coordinateur des Stages Temporaire H/F - Université de Technologie de Compiègne

Environnement et contexte de travail

L'activité s'exerce au service des stages, rattaché au pôle relations formation entreprises (PRFE), au sein de la direction à la formation et à la pédagogie (DFP).

Le coordinateur des stages est en lien avec de nombreux interlocuteurs : étudiants, responsables pédagogique, enseignants. Il sera également en contact régulier avec des services de l'établissement et des entreprises.

Une mobilité sur les différents sites de l'UTC est à prévoir.

Mission
Vous accompagnerez la mise en place du stage ouvrier pour les étudiants, en vue de l'obtention des UV (Unités de Valeur) stage ouvrier.

Activités
Accompagner les étudiants dans leur recherche de stage

Identifier les étudiants devant partir en stage le semestre suivant à partir du logiciel interne et des jurys de suivi ;
Co-organiser et animer les réunions de présentation de la procédure générale de stages en début de chaque semestre avec le responsable des stages du département concerné ;
Accueillir les étudiants et comprendre leurs attentes ;
Accompagner et conseiller les étudiants pour la préparation des entretiens de recrutement;
Suivre les processus de recherche de stage des étudiants en difficulté.
Accompagner les entreprises dans leur recherche de stagiaire UTC

Informer les entreprises des suites données à leur demande et demander des compléments d'information si nécessaire ;
Gérer les demandes spécifiques des entreprises lors de l'élaboration de la convention de stage ;
Éditer la convention et en assurer la signature par toutes les parties concernées.
Accompagner l'étudiant pendant la durée de son stage

Assurer un suivi sur le logiciel des différents comptes rendus concernant le stagiaire ;
Alerter les différents responsables UTC des éventuels problèmes rencontrés par l'étudiant en entreprises et suivre les solutions apportées ;
Réceptionner les fiches d'appréciation finale.
Organiser la validation des UV stages

Co-organiser les journées de soutenance ;
Élaborer les compositions des jurys ;
Préparer les documents pour les jurys de validation ;
Mettre à jour les statistiques sur les stages du semestre.
Participer activement à la vie du service des stages et du PRFE

Participer aux réunions de service et à celles du pôle ;
Identifier les axes d'amélioration et être force de proposition ;
Renseigner chaque semaine les indicateurs d'activité du service des stages.

Pré-requis du poste
Compétences
Connaissances

Notions du contexte de fonctionnement d'une entreprise
Connaissance des outils de recrutement (conseils pour la rédaction de CV)
Techniques de communication
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Modes de fonctionnement des administrations publiques.
Compétences opérationnelles

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Tenir compte des besoins et contraintes
Savoir rendre compte et alerter en tant que de besoin
S'exprimer de façon claire et concise à l'écrit et à l'oral
Travailler en équipe
Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment), la messagerie électronique et les logiciels spécifiques à l'activité.
Compétences comportementales

Sens relationnel
Capacité d'écoute et d'accompagnement
Sens de l'organisation
Rigueur / fiabilité
Réactivité
Capacité d'adaptation
Autonomie.
DIPLÔME, FORMATION ET HABILITATION
Diplôme : Bac au minimum, niveau Bac +2 apprécié

Domaine de formation : Gestion administrative, ressources humaines, juridique