Secrétaire des Élus - Mairie de Fleury-Merogis H/F - Communes

MISSIONS :
Le secrétaire assiste les élus en termes d'organisation générale dans l'exercice de leurs responsabilités et
participe à l'organisation des réceptions et manifestations.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil, information et gestion administrative
Recevoir, orienter et traiter les messages électroniques
Accueil physique et téléphoniques, les orienter et les aiguiller en assurant Ieur filtrage Traitement et suivi du courrier destinés aux élus
Préparer un compte rendu nécessaire à la préparation d'une réunion Classer et archiver des documents
Accompagnement de leur activité au quotidien
Gestion des agendas des élus
Suivi des demandes de rendez-vous des élus
S'assurer de la présence des élus aux différentes réunions et instances paritaires (CM CT CHSCT, groupe de travail, commissions de sécurité...)
Tenue et mise à jour du tableau des mariages et baptêmes républicains en lien avec l'état civil
Assurer la présence des Elus aux différentes manifestations sur la ville
Gérer le protocole des manifestations et Ieur organisation Préparer les déplacements, rendez-vous, manifestations publiques
Rôle d'alerte auprès des élus : rappel des informations et échéances importantes. (suivre, traiter et partager la vie et l'actualité de la collectivité.)
Intérim de I*assistante du Maire en cas d'absence

CONDITIONS STATUTAIRES : filière administrative - catégorie C / C+ temps plein 35 h

MODALITES D*EXERCICE : Horaires
Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 8h30 à 12h et de 13h à 17h30 Samedi de 9h à 12h
Disponible sur les évènements organisés par le cabinet (soir et week-end)

COMPETENCES ET SAVOIRS FAIRE REQUIS ET DIPLOMES LE CAS ECHEANT
Culture générale des collectivités et des règles de la fonction publique
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) Sens affirmé de l'organisation, de la rigueur
Aptitude à la communication, sens de l'écoute et de l'accueil
Qualité de discrétion et de confidentialité des informations transmises Capacité d'adaptation aux variations de rythme
Tenue correcte

EVOLUTION DU POSTE :
Évolution du poste en fonction de l'évolution du projet de service, du contexte, des orientations politiques et de l'évaluation effectuée