Assistante Administrative en Charge des Assemblées - Sedan H/F - Communes

Sous la responsabilité du cadre B en charge de l'unité administration générale vous devez prendre en charge la gestion des assemblées des élus et veiller par son action au bon déroulement de celles-ci

- Recueillir les rapports à présenter, finaliser la mise en page en fonction des assemblées sollicitées, constituer les dossiers et préparer les projets d'ordre du jour
- Anticiper les échéances, veiller au respect des délais imposés et être vigilant dans le déroule-ment des procédures pour alerter si nécessaire
- Assurer l'organisation des réunions (réserver le lieu, convoquer les membres, gérer la liste des présents....)
- Rédiger les procès-verbaux du conseil municipal
- Effectuer le suivi des dossiers examinés jusqu'à la prise de décision
- Diffuser les informations relatives à son secteur d'activité
- Mettre à jour les différents bilans et statistiques relevant de son champ d'intervention
- Enregistrer les décisions municipales et assurer leur diffusion
- Assurer une polyvalence en cas d'absence au sein de son unité et dans ce cadre, effectuer toutes tâches administratives nécessaires à celle-ci, notamment :
o Assurer le bureau des assurances (instruction et suivi des déclarations de sinistres ; évaluer les responsabilités en cas de sinistre)
o Assurer l'enregistrement et la diffusion des actes (arrêtés)
o Accueil téléphonique et physique de la collectivité

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des éléments d'information circulant au sein de son unité
- bonne présentation
- Sens des relations humaines, disponibilité
- Capacité d'écoute, rigueur, réactivité, adaptabilité
- Maîtrise de l'outil informatique