Assistant de Direction Cabinet du Maire - la Seyne sur Mer H/F - Communes

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat et participerez à l'organisation pratique au sein du Cabinet de Monsieur Le Maire. A ce titre, vous devrez :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique,
- Organiser et gérer l'agenda de Monsieur Le Maire, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet,
- Prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser des déplacements,
- Organiser, préparer et rédiger des comptes-rendus de réunions,
- Rédiger des courriers internes et externes,
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs,
- Réaliser des ordres de mission, certificats administratifs et attestations,
- Gérer du courrier et des mails : réception, enregistrement, traitement, réponse, classement,
- Gérer les parapheurs : visa en lien avec le Directeur Général des Services, le Directeur de Cabinet et le Chef de Cabinet,
- Assurer la gestion, le suivi administratifs des dossiers,
- Gestion et classement des documents, archivage,
- Gestion des délibérations du Cabinet de Monsieur Le Maire (remboursement de frais de MLM et des Élus),
- Gestion des congés des agents du Cabinet (dont les chauffeurs),
- Gestion des agendas des chauffeurs,
- Gérer les réservations des salles de réunion,
- Préparer et monter des dossiers sur études en cours,
- Lien de transversalité entre la Direction Générale des Services, le Cabinet de Monsieur Le Maire et le secrétariat des Élus.

- Posséder des qualités rédactionnelles, une maîtrise de l'orthographe et de la gestion du classement,
- Connaître le fonctionnement de la Collectivité et des instances décisionnelles,
- Maîtriser l'outil informatique (word, excel, Power point, internet...),
- Faire preuve d'un bon esprit d'équipe et d'autonomie dans les missions,
- Travailler en collaboration et transversalité avec l'ensemble des services de la direction et de la collectivité,
- Avoir des qualités humaines et professionnelles (rigueur, courtoisie, ponctualité, rapidité, sens de l'organisation et de l'initiative, disponibilité),
- Respecter scrupuleusement les obligations de discrétion et de confidentialité.