Secrétaire Administratif Polyvalent du Pôle Protection Maternelle Infantile P.M.I -... H/F - Conseils départementaux

Descriptif de l'emploi
Participer aux différentes missions de secrétariat et à la gestion administrative des dossiers du Pôle P.M.I au siège de la Direction Enfance Famille Insertion

1- Secrétariat
2- Gestion du courrier et du logiciel KOLOK
3- Traitement des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance
4- Participation aux commandes de fournitures (siège) et de documents (ensemble du Pôle)
5- Participation au suivi et à la distribution des carnets de maternité et des carnets de santé
6- Assistance administrative sur le dossier du SAF co-parentalité (relevés trimestriels)
7- Référent HORUS et appui technique des agents du Pôle P.M.I sur ce logiciel
Description détaillée
1 - Secrétariat:
- accueil physique et téléphonique
- gestion agenda et logistique de la coordonnatrice du Pôle et participation à cette gestion pour le Directrice Enfance Famille Insertion
- gestion de la BAL PMI et de la BAL carnet de maternité
- rédaction des compte-rendus de réunion
- rédaction et mise en forme des courriers, notes et autres documents du Pôle
- rédaction des notifications (courriers, conventions...) dans le cadre du vote du BP, des DM et des CP (logiciel AIDEN)
2 - Courrier :
- ouverture et envoi du courrier
- diffusion au personnel
- gestion du logiciel KOLOK: enregistrement des courriers, notes...
- traitement de certains plis: état de frais, de mandes de formations (tableau de suivi)
3 - Traitement papier et dématérialisé des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance :
- saisie
- archivage

4 - Commandes des fournitures de bureau au siège et de documents du Pôle P.M.I
- recueil des besoins
- centralisation des commandes
- suivi et gestion des commandes
5 - Suivi et distribution des carnets de maternité et des carnets de santé:
- envoi des carnets (Hôpitaux, MLS, usagers)
- suivi du stock et gestion de la distribution des différents carnets
6 - Assistance administrative sur le dossier SAF Coparentalité:
- vérification mensuelle des plannings
- transmission au service gestionnaire
- élaboration de courriers

7 - Référent Horus et appui technique des professionnels PMI:
- paramétrage en lien avec la DOSIN
- soutien technique auprès des professionnels
- création de nouveaux utilisateurs
- fusion de dossiers lors doublon

Capacités d'organisation et rigueur dans le travail
Compétences en matière de prise de note et de rédaction
Maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance des procédures administratives
Discrétion et confidentialité
Capacités d'autonomie dans l'organisation du travail
Capacités de mise en oeuvre d'outils organisationnels
Maîtrise de l'outil informatique et des différents logiciels
Qualités relationnelles
Polyvalence et disponibilité
Sens du travail en équipe
Sens du service public