Agent d'Accueil et Courrier - Mairie de Chatellerault H/F - Communes

La direction des affaires publiques compte 39 agents dont l'accueil du public constitue le coeur de métier. Elle est divisée en 5 services: affaires citoyennes et funéraires, état civil, démarches administratives, moyens généraux, espaces France services (EFS). Le service des moyens généraux est composé de 8 agents et compte 3 pôles: courrier, gestion des moyens et des ressources, accueil.
Sous la responsabilité du chef de service, vous assurez l'accueil, l'orientation et l'information du public à l'hôtel de ville.

Accueil et services généraux
- Accueillir, informer et orienter le public (physiquement et par téléphone) avec professionnalisme, écoute et respect des règles de sécurité.
- Gérer la réservation des véhicules et vélos de la flotte, en assurant un suivi rigoureux et une bonne organisation.
- Assurer l'organisation et le bon déroulement des cérémonies de mariage, avec sens du protocole et gestion des imprévus (y compris le samedi).
- Veiller à la sécurité des locaux : gestion des alarmes et coordination des procédures d'évacuation en cas d'incident.
- Participer activement à la vie du service, en faisant preuve d'esprit d'équipe, de polyvalence et d'adaptabilité.
- Gérer les agendas des conciliateurs avec rigueur, discrétion et sens de l'organisation.

Gestion du pôle courrier
- Réceptionner le courrier en lien avec le facteur, en garantissant fiabilité et réactivité.
- Trier, analyser et traiter les courriers et courriels avec capacité de compréhension et de priorisation.
- Enregistrer et assurer le suivi des flux entrants (courriers et mails) avec précision et méthode.
- Diffuser les informations auprès des services concernés dans des délais optimisés.
- Gérer l'affranchissement du courrier sortant avec efficacité.
- Assurer l'affichage réglementaire et le suivi administratif de certains actes officiels.
- Accueillir les livreurs, enregistrer les colis et organiser leur distribution rapide aux services.
- Suivre et analyser l'activité du courrier (statistiques), avec un objectif d'amélioration continue.

- Expérience significative dans l'accueil, au sein d'une structure de grande taille de préférence.
- Maîtrise des enjeux de sécurité et capacité à gérer sereinement des situations délicates avec un public en difficulté ou fragile.
- Excellentes qualités relationnelles, sens de la discrétion et aptitude à adopter une posture professionnelle adaptée à chaque situation.
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte et tableur).
- Esprit d'équipe.