Agent d'Accueil - Mairie de Nevers H/F - Communes

La ville de NEVERS recrute 1 Agent d'Accueil (H/F) au sein du Cabinet du Maire à Temps complet

Placé(e) sous la responsabilité de la Cheffe de service du Cabinet du Maire, vous assurerez les missions d'Agent d'Accueil :

Accueil physique
- Ouvrir et fermer les portes de la mairie
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Accueillir et informer les rendez-vous du cabinet du Maire
- Réserver un accueil particulier pour les nouveaux arrivants sur la commune
- Représenter l'image positive de la collectivité
- Gérer la documentation et fiches à disposition du public (enquête publique, budget...)
- Tenir à disposition les informations support papier sur la ville (adresses, n° de téléphone)
- Recevoir et enregistrer la réception des colis
- Tenir à jour les statistiques Accueil et Standard
- Informer des dysfonctionnements (ascenseur, barrières, portes mairies) et tenue des interventions techniques
- Fournitures d'imprimés divers (occupation domaine public, buvettes)
- Mise à disposition des clés, armoire électrique, bureau, ascenseur,
- Signaler les dysfonctionnements divers (éclairage, poubelles) suite à des demandes de particuliers
- Gestion des parapheurs (réception, enregistrement dans logiciel et retour dans les services)

Accueil téléphonique
- Recevoir les appels téléphoniques et les transférer dans les services
- Renseigner le public par téléphone pour des informations d'ordre général
- Actualiser la messagerie
- Gestion du standard téléphonique (organisation des lignes directes, effectuer les changements sur les postes des standards téléphoniques en lien avec le service de la DINSI+ étiquettes (plan du standard)

Missions complémentaires
- Afficher les documents généraux
- Assurer les permanences en cas de risques majeurs (inondation, canicule, bombe)
- Réalisation des tableaux de suivi informatique selon besoin (riverains rue du 14 juillet, nouveaux arrivants ...)
- Réalisation des cahiers de suivi : Prêt de clés, réception de colis...
- Réalisation et modification des tableaux Excel de statistiques mensuelles/annuelles selon l'évolution des organigrammes
- Mise a jour des statistiques journalières
- Numérisation des documents officiels divers
- Présence en réunion et formations nécessaires au poste
- Coopération avec la DINSI pour adaptation de logiciel au poste de l'accueil
- Gestion des bannettes : organisation, étiquetage, mise à jour + mise à jour listing des clés
- Demande d'intervention intranet pour problèmes divers
- Tutrice des stagiaires/formation avec techniques d'accueil
- Réservation des salles du BM
- Participation à la prise en charge des stagiaires du cabinet

Formations et expériences requises
- Niveau BEPC ou Bac
- Maitrise des techniques d'accueil
- Connaissance de l'institution
- Maitrise de l'orthographe
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint
- Notion de droit public

Compétences et qualités requises

- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d'adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
- Faire preuve d'organisation et de rigueur
- Faire preuve de confidentialité et de discrétion
- Esprit d'équipe et de coopération
- Profil positif et souriant

Condition d'exercice du poste, sous réserve d'éligibilité :

- Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
- Horaires quotidiens du poste 8h30-12h00 / 13H30-17H30 sauf le vendredi 8h30-12h00 / 13H30-17H00
- Position de travail (répartition assis/debout) : 90 % assis / 10 % debout
- Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
- Adhésion au CNAS (agent titulaire) + Amicale
- Accès au restaurant administratif AGORA
- Compte Epargne Temps
- Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
- Possibilité de télétravail, sous conditions d'éligibilité
- Prime de mobilité durable
- Participation employeur Mutuelle et Prévoyance (sous réserve d'adhésion aux contrats groupe)