Assistante de la Dtp - Chartres Habitat H/F - Etablissements publics locaux

Il/elle(e) accompagne et assiste le Directeur, en assurant une permanence continue sur l'ensemble des tâches administratives. Il/elle gère notamment le secrétariat, le planning du directeur et assure la liaison avec les élus, les différentes directions de l'organisme, les partenaires., et participer au secrétariat général de la D.T.P.

Gestion des appels téléphoniques du directeur (rôle de filtre) ;
Organisation du planning (prise de rendez-vous, mise en place de réunions internes et externes) ;
Création et suivi de divers tableaux de bord (opérations de constructions, suivi des visites/réunions de quartier...) ;
Classement et archivage (marchés, opérations de constructions, études, chartes, ...) ;
Préparation des réunions du CCL (préparation du dossier, convocation, compte-rendu) ;
Mise à jour mensuelle du tableau sur le suivi budgétaire de la DTP ;
Participation à la rédaction de l'enquête satisfaction réalisée auprès de l'ensemble des locataires, élaboration de l'imprimé d'enquête, lancement, traitement et analyse des résultats ;
Création, gestion et suivi du dossier sur la documentation technique du patrimoine: alimentation du dossier avec les plans, D.P.E., fiche d'identité, D.T.A. ... pour chaque groupe immobilier (en binôme avec la seconde assistante) ;

- Transmettre des informations, et alerter le cas échéant, en suivant les procédures définies
- Accompagner les partenaires et institutions
- Réaliser un travail prévu dans les délais impartis
- Transmettre, communiquer à l'oral et à l'écrit des informations/des résultats ascendants et descendants, synthétisés le cas échéant
- Maîtriser les techniques de l'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les techniques de communication, d'écoute et de relation à la personne
- Compiler des informations et alimenter des tableaux de bord
Adapter sa communication aux différents interlocuteurs
Communiquer avec pédagogie
Être diplomate
Avoir des capacités relationnelles
Savoir anticiper
Être réactif
Savoir prioriser
Respecter les règles de confidentialité et de sécurité des informations
Avoir des capacités d'analyse et de synthèse
Savoir prendre des initiatives
Être rigoureux
Avoir une capacité d'adaptation
Savoir se rendre disponible