Assistante Chef du Spar H/F - Service Public

Le poste est rattaché hiérarchiquement à la direction du service composée du chef de service et de son adjoint. Le/titulaire du poste est également placé(e) sous l autorité fonctionnelle du chef du bureau prévention des risques et de son adjoint(e) pour les missions se rapportant à ce bureau

Vous effectuerez pour le compte du service et du bureau:
- les tâches de secrétariat courantes: accueil téléphonique, dactylo, traitement du courrier, suivi des congés et des boites mail fonctionnelles, classement/archivage, gestion des fournitures, gestion des agendas des encadrants, réservation de salles et de véhicules de service;
- le suivi des ordres de missions via CHORUS-DT;
- le suivi et la mise à jour du site internet de l État;

Plus spécifiquement, pour la direction du service les missions sont les suivantes:
- assistance pour le suivi des dossiers (techniques, administratifs et RH) auprès du chef de service et de l adjoint au chef de service;
- pilotage des secrétaires d unité pour la gestion du courrier;
- assister les architecte et paysagiste conseils de la DDT dans le cadre de leur mission de conseil (1 vacation de deux jours par mois), en interface avec les partenaires externes et les différents services de la DDT:
- gestion des plannings et anticipation des rendez-vous à inscrire;
- organisation des rencontres avec les partenaires extérieurs;
- gestion et suivi des frais de mission;
- assurer le versement de la subvention annuelle de fonctionnement de l agence d urbanisme;
- participations aux réunions d encadrement et rédaction du compte-rendu (fréquence mensuelle).

Les missions dédiées au bureau prévention des risques sont:
- l enregistrement des demandes et le suivi des avis émis par le bureau sur un tableau ainsi que leur pré-enregistrement dans un système d information géographique (QGIS géomatique de base);
- le suivi en continu des arrêtés IAL (information acquéreurs et locataires) sur les risques naturels et technologiques;
- l enregistrement et le suivi des études auxquelles dans le champ de compétence de l unité;

Ponctuellement d autres tâches diverses peuvent être demandées en appui au sein du service.

Il est attendu des compétences avancées en bureautique, dactylographie, et des connaissances de basiques du fonctionnement de la DDT et du positionnement de ses principaux partenaires, des règles administratives ainsi qu en matière de suivi budgétaire et de géomatique.

Les compétences transversales suivantes sont nécessaires: capacité d initiative et dynamisme, disponibilité, sens de l organisation, qualités rédactionnelles, rigueur.

Les compétences relationnelles pour tenir le poste: qualité d écoute, diplomatie, bienveillance, travail en équipe et discrétion, confidentialité ainsi que réserve.

Modes d acquisition: la formation est possible dans le domaine de la géomatique (base de données géolocalisées).

Le service prospective aménagement risques compte 50 agents, dont le bureau de prévention des risques composé d un responsable de bureau, de son adjoint et de 7 techniciens.
Dans le cadre des missions à effectuer les relations entretenues sont variées. Elles concernent l ensemble des autres services de la DDT, les agents du service et plus particulièrement ceux du bureau prévention des risques ainsi que les AC/PC. En externe, les relations sont régulières avec le secrétariat général commun, les usagers ou les partenaires de la DDT (en particulier la DREAL).