Ddets 33 - Assistant du Service Hébergement-Logement H/F - Service Public

Assistance et logistique du service:

- accueil téléphonique et physique et gestion de la boite mail fonctionnelle du service,
- gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous, préparation des dossiers de réunions du chef de service et appui ponctuel aux chef(fe)s d'unité dans la préparation des dossiers de réunion,
- traitement de dossiers ponctuels et d'affaires réservées,
- réception, orientation et diffusion du courrier postal journalier et gestion du courrier sortant,
- responsable de la gestion du stock de fourniture et des commandes de fourniture,

Coordination du traitement des situations individuelles :

- délivrer un premier niveau d'informations pour le public appelant sur sa situation, en utilisant au besoin les systèmes d'informations du service (COMDALO, SYPLO, SNE)
- orienter le public vers l'unité compétente et informer le cas échéant les autres unités
- mettre en forme les réponses apportées aux courriers de demandes de logement ou d'hébergement

Secrétariat de la commission de médiation du droit au logement; préparation des réunions (réservation des salles, convocations, édition ordre du jour), consultation des bailleurs sociaux, envoi des documents préparatoires aux membres, envoi des décisions rendues aux ménages et des notifications de relogement aux bailleurs sociaux, saisie des dossiers dans SYPLO et rédaction du procès-verbal

En tant que de besoin, et dans la limite de 30% de son temps de travail, assurer la gestion de l'accueil public DDETSlors des congés de l'agent d'accueil ou en son absence :

- ACCUEIL DU PUBLIC : accueil physique et téléphonique aux horaires d'ouverture de la DDETS (9h-11h30/13h30-16h)
L'agent d'accueil assure l'accueil, l'orientation des usagers, ainsi qu'une réponse de premier niveau aux questions posées. Il assure l'orientation des usagers vers les autres services de la DDETS dans le cadre d'une collaboration de qualité. La dimension relationnelle du poste est essentielle. Il est en charge de :
- La réception et l'orientation des appels téléphoniques
- L'accueil et de l'orientation des usagers en présentiel
- Renseigner les usagers sur le service compétent, les heures d'ouverture du service au public, les pièces à fournir, les délais d'attente, éventuellement leur donner de la documentation et la leur expliquer...).
De façon générale, l'agent d'accueil contribue à la diffusion des informations.

Vous avez une appétence pour les politiques sociales et le goût du travail en équipe. La réussite sur le poste repose sur la pratique des outils bureautiques et sur une aptitude à communiquer de manière fluide et à travailler en équipe de manière à interagir efficacement au sein de votre environnement de travail.

Connaissance
- Maîtriser les outils bureautiques, notamment LibreOffice,

Savoir être
- s'adapter à des situations ou à des contextes différents
- faire preuve de discrétion
- être réactif et dynamique et savoir rendre compte
Savoir faire
- accueillir une personne, un groupe, du public
- avoir le sens de l'organisation
- maîtriser les délais