Assistant Administratif au Responsable de Service Enfance H/F - Grand Lyon

Rejoignez la Métropole de Lyon ! Ses 9 600 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 million d'habitants - et du territoire.
La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au coeur de son action et met en oeuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l'ensemble de la Métropole
dotée de sites de proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML). Elles sont des lieux d'accueil et d'accompagnement dans les domaines de la protection de l'enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l'insertion et de l'éducation.

Au sein du service enfance de Lyon 7-Lyon 8, qui a pour mission d'assurer l'accompagnement des mineurs et des familles pour prévenir les difficultés familiales et protéger les enfants en danger, l'assistant administratif du responsable de service assure le secrétariat du responsable territorial et garantit le suivi administratif des dispositifs relatifs à la mission enfance.

Vous assistez l'équipe dans la réalisation de dossiers, projets et études en rédigeant des notes, comptes rendus et synthèses, et en analysant les situations afin de formuler des propositions adaptées. Vous élaborez et mettez à jour des outils de suivi tels que des tableaux de bord et des bases de données, et assurez le suivi des dispositifs et échéanciers.

Vous instruisez des dossiers administratifs, vérifiez les pièces nécessaires, analysez les éléments transmis et préparez les documents requis. Vous assurez le suivi des dossiers dans le respect des procédures et des délais, et participez, le cas échéant, à des entretiens administratifs.

Vous contribuez au bon fonctionnement administratif et logistique du service en assurant le secrétariat de l'équipe, le traitement du courrier, la saisie et la gestion des données, ainsi que l'organisation des réunions et des séances de travail.

Vous gérez les agendas du responsable et de l'équipe, planifiez les rendez-vous et assurez le suivi des absences, congés et déplacements professionnels.

Vous participez au suivi budgétaire de la mission en saisissant les éléments financiers, en contrôlant l'exécution des budgets et en signalant les écarts à votre hiérarchie.

Vous accueillez, informez et orientez les usagers et partenaires, en assurant un accueil physique et téléphonique de qualité et en apportant des renseignements adaptés.

Vous assurez le classement et l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur.

Vous avez au minimum un baccalauréat, vos capacités d'adaptation, de travail en équipe ainsi que vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations difficiles des usagers.

Votre capacité d'organisation ainsi que votre rigueur ne sont plus à démontrer.

Le sens de l'écoute, l'esprit d'initiative et la capacité à utiliser des logiciels bureautiques et métiers (IODAS) sont nécessaires pour ce poste.

Des connaissances sur les dispositifs relatifs à la protection de l'enfance et sa règlementation sont un atout.