Agent Administratif - Etat Civil H/F - Mairie

DESCRIPTIF DE L'EMPLOI
- Accueillir et informer les administrés sur des démarches d'état civil
- Horaire de travail de 9h00 à 12h30 du lundi au vendredi
- Permanence le samedi matin de 10h00 à 12h00 (le 1er samedi de chaque mois, 1 fois sur 3).

MISSIONS :
ÉTAT CIVIL / CIMETIÈRE / ÉLECTIONS
- Informer les administrés
- Instruire demande de reconnaissance avant naissance et rédiger les actes de naissances, mariages, décès, PACS
- Rédaction des livrets de familles instruire les demandes de duplicata
- Recensement : délivrance des attestations, suivi trimestriel Préfecture
- Cimetière, columbarium et jardin du souvenir : gestion des concessions, cases etc .
- Élection : Inscription sur les listes électorale, gestion des recours, organisation et tenue des Commissions de contrôle des listes électorales, gestion des procurations, organisation matérielle des scrutins électoraux
- Légalisation de signature
- Actes notariés

ACCUEIL DES ADMINISTRES - SECONDER LE SERVICE ACCUEIL
- Accueillir, conseiller et orienter les administrés vers les divers services
- Distribuer les courriers à traiter vers élus et techniciens
- Transférer les appels et mails
- Prise des rendez-vous pour la Plateforme des Services Publics
- Accueil des intervenants extérieurs pour leur permanence
- Instruction des dossiers CNI et Passeports
- Préparation administrative relative aux manifestations/ cérémonies

SPÉCIFICITÉ DU POSTE :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances juridiques et administratives
- Connaissance des environnements concessionnaires
- Polyvalence, adaptabilité, discrétion, réactivité
- Sens du contact, capacité d'écoute
- Volonté d'apporter une réponse adaptée
- Qualités rédactionnelles
- Sens du travail en équipe, et aisance relationnelle

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Utilisation de logiciels spécialisés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.