Assistant de Gestion H/F - Groupe Oetopia

Notre association se compose d'un fonds de dotation , d'une société de conseil et de formation en génie écologique et d'une association à vocation sociale et éducative qui accompagne les jeunes de 18 à 30 ans en quête de sens. Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amené(e) à travailler de manière transversale pour ces trois structures complémentaires. En tant qu'Assistant(e) de gestion, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement des structures et êtes un véritable pilier de l'équipe au quotidien.

Sous la responsabilité du président , vous assurez :
- La gestion administrative courante : vous assurez le suivi administratif global de l'activité : gestion des mails, du courrier et du standard téléphonique, classement et archivage, mise à jour de dossiers, rédaction de documents et comptes rendus, achat de fournitures.
- Le suivi administratif des fournisseurs, clients et prestataires : vous prenez en charge la relation avec les fournisseurs et prestataires : demandes de devis, suivi des contrats, contrôle des factures et bons de commande. Vous assurez également le suivi des ventes (devis, factures et relances clients).
- La comptabilité (en support) : vous participez au suivi financier des structures (paiements des factures et notes de frais, centralisation et transmission des factures et justificatifs d'achat à l'Assistante comptable et de gestion, préparation et dépôts des remises de chèques et d'espèces...)
- Les Ressources Humaines (en support) : vous contribuez à la gestion administrative du personnel : gestion des dossiers salariés, rédaction et suivi des contrats de travail, gestion des congés et absences, préparation des éléments de paie pour le cabinet d'expert-comptable, virements des salaires, envoi des bulletins de paie, adhésions à la mutuelle entreprise, suivi des obligations (tenue du registre des salariés, organisation des visites médicales.).

> Profil recherché :
Connaissances :
- Bases solides en gestion administrative
- Notions en comptabilité (facturation, suivi des paiements, relances.)
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams.)
- Connaissance appréciée du milieu associatif, de la formation professionnelle et/ou du génie écologique serait un plus

Compétences techniques :
- Assurer la gestion administrative courante (courriers, mails, classement, archivage.)
- Gérer le standard téléphonique
- Gérer les fournisseurs : devis, commandes, contrats, factures.
- Assurer le suivi de la facturation et des règlements clients
- Participer au suivi comptable en lien avec l'Assistante comptable et de gestion
- Produire et mettre en forme des documents professionnels
- Suivre les échéances administratives et financières
- Organiser et prioriser les tâches confiées

Qualités personnelles :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie
- Polyvalence
- Capacité d'adaptation
- Fiabilité et discrétion (respect de la confidentialité)
- Esprit d'équipe et sens du service
- Bon relationnel

Prérequis : Bac +2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent
Expérience : Une première expérience réussie en gestion administrative est un plus

> Conditions et avantages :
Type de contrat : CDI, Temps plein (35h ou 39h)
Date de la prise de poste : dès que possible
Environnement de travail privilégié, en pleine nature, loin du bruit et du stress urbain
Travail du lundi au vendredi
Mutuelle d'entreprise
Période de passation prévue pour accompagner la prise de poste

Experience: 1 An(s) - sur même type de poste

Compétences: Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Améliorer des procédures administratives,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Vérifier les factures et les paiements

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).