Secrétaire de Direction H/F - Ogec Saint-Joseph Saint-Paul

Le Pôle d'Enseignements Sainte-Colette, Saint-Joseph, Saint-Paul est un établissement catholique privé sous contrat d'association avec l'État, situé à Besançon et accueillant environ 1 500 élèves de la maternelle au post-bac.
Labellisé E3D, notre établissement s'inscrit dans une dynamique engagée autour du développement durable, du vivre-ensemble et de la réussite de chaque jeune.
Rejoindre notre établissement, c'est intégrer un environnement de travail à taille humaine, engagé et collaboratif.Le Pôle d'Enseignements Sainte-Colette, Saint-Joseph, Saint-Paul recherche un(e) Secrétaire de Direction pour rejoindre l'équipe du Collège Saint-Joseph.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint du Collège. Vous contribuerez à la mise en oeuvre du projet éducatif et à la dynamique collective du Pôle d'Enseignements. Vous entretiendrez de nombreuses relations avec les familles, les élèves, les enseignants, l'équipe Vie Scolaire, le Rectorat, etc.

Vos missions seront les suivantes :

1) Secrétariat de Direction
- Gérer un agenda en tenant compte des priorités, de l'importance et des urgences.
- Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences à ses Responsables hiérarchiques.
- Rédiger un document en respectant les règles d'orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique.
- Organiser et planifier des réunions de Secrétaires de Direction pour harmoniser les pratiques en respectant le calendrier scolaire.

2) Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves
- Assurer la gestion administrative des élèves en respectant les procédures du Rectorat.
- Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs selon les procédures internes en interface avec le Chef d'Etablissement/Directeur Adjoint, la Vie Scolaire et les enseignants.
- Etre un interlocuteur privilégié des familles.
- Communiquer avec les élèves en s'adaptant à son interlocuteur.
- Le cas échéant, transmettre des informations à l'infirmière sur les situations spécifiques des élèves.

3) Missions en relation avec le Rectorat
- Assurer la gestion administrative des enseignants en respectant les procédures du Rectorat.
- Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l'académie en choisissant d'y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire.
- Contribuer aux tâches administratives liées aux examens en respectant les délais impartis.
- Gérer les tâches administratives liées à l'orientation des élèves.

4) Missions de prise en charge de l'accueil téléphonique et physique
- Accueillir, renseigner et orienter une personne physiquement ou par téléphone en identifiant ses besoins et en adoptant les gestes et un vocabulaire adaptés.

5) Missions en relation avec les entreprises
- Créer, développer et entretenir des liens avec les entreprises et les sensibiliser au projet d'établissement et aux projets des élèves (stages).

6) Missions de communication
- Contribuer à l'interaction entre les acteurs de la vie de l'établissement en identifiant son rôle, en faisant preuve de distanciation et de discrétion professionnelles et en utilisant les moyens de communication adaptés.
- Le cas échéant concevoir des supports de communication interne ou externe, imprimés ou numériques, à partir d'une description de l'attendu.

7) Missions de gestion du temps (organisation de son travail) / Suivi administratif
- Informer oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d'une tâche confiée.
- Organiser son activité en l'ajustant en permanence aux situations rencontrées (accueil simultané téléphonique et physique, tâches prioritaires...).

Outils utilisés : Office 365 ; logiciel Charlemagne ; Ecole Directe ; plateformes externes multiples. Une formation à l'utilisation du logiciel Charlemagne pourra être prévue dès la prise de poste.

Vous justifiez d'une expérience confirmée d'une durée minimum de 3 ans en secrétariat de Direction. Une expérience dans un établissement scolaire constituerait un réel atout.

Modalités du poste :
- CDI à temps plein (4,5 jours travaillés par semaine),
- Poste basé à Besançon au sein du Collège Saint-Joseph,
- Restauration sur place à tarifs avantageux,
- Complémentaire santé de groupe,
- Rémunération basée sur la Convention Collective et ajustée en fonction du profil et de l'expérience.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.